Debit och Kredit

Debet och kredit: Det svåra sättet att göra bokföring enkelt

Bokföring kan ibland verka som ett eget språk och till viss del är det precis vad det är. Ett språk för att kunna bokföra korrekt. Orden debet och kredit kan kännas främmande, men i grunden handlar det om ett tydligt och logiskt system som gör det möjligt att hålla ordning på företagets ekonomi.

Så fungerar debet och kredit

Varje affärshändelse är en förändring med två sidor inblandade. En sida tar emot ett värde (debet) och en annan lämnar ifrån sig ett värde (kredit). Inget uppstår ur tomma intet och ingenting försvinner. Allt flyttas från en sida till en annan.

Detta dubbla perspektiv gör att företagets bokföring alltid balanserar. För varje krona som tillkommer någonstans, försvinner en krona någon annanstans. Det är kärnan i dubbel bokföring som Debet och Kredit upprätthåller.

Principen om dubbel bokföring

Dubbel bokföring är den modell som används i princip överallt i världen; hos små aktiebolag och enorma internationella koncerner. Denna struktur skapar en självkorrigerande logik som är otroligt kraftfull för att företag över tid, iterationer och situationer: Om debet och kredit inte balanserar vet man att bokföringen inte är korrekt. Det är just den inbyggda kontrollen som gjort systemet så hållbart genom århundradena.

Ett klassiskt sätt att förstå sambandet mellan debet och kredit är att rita ett enkelt T på ett papper, där den vänstra sidan visar debet och den högra kredit (kallas även "T-konton"). När något köps in minskar bolagets pengar (tillgångarna), men något erhålls som kan användas i verksamheten (ett objekt som är en kostnad). När något säljs försvinner det ur verksamheten (en intäkt motsvarar det som försvinner) och något erhålls som betalning (vanligen likvida medel, i.e. pengar). Alla affärshändelser kan illustreras med detta enkla verktyg som i grunden är otroligt kraftfullt.

Fyra typer av konton

Ett företags affärshändelser och ekonomiska status kan summeras i fyra stora grupper. I dessa grupper finns det mindre subgrupper som delar upp gruppens innehåll i olika segment. Exempel på detta är: Grupp - Tillgång, Subgrupp - Omsättningstillgångar (till exempel Pengar). Dessa subgrupper representeras av konton med nummer mellan 1000 och 8999. Inom alla dessa unika kombinationer konton faller alltså alla möjliga affärshändelser i verksamheten (1200 avser t.ex. Materiella anläggningstillgångar och 5420 motsvarar kostnader för Mjukvara såsom Google eller Adobe).

De fyra kontogrupper som finns är:

• 1000 - 1999: Tillgångar
• 2000 - 2999: Skulder
• 3000 - 3999: Intäkter
• 4000 - 8999: Kostnader

Den observante ser direkt att det finns 8000 unika kombinationer av konton, varav hela 5000 st för kostnader. Finns det verkligen så många olika affärshändelser? Nej. I takt med att verksamheten växer ökar dock komplexiteten i verksamheten och då kan man vilja dela upp större grupper i mindre segment. Ett vanligt mindre bolag använder mellan 50-200 st konton för att bokföra sin verksamhet.

Att bokföra en affärshändelse

Om vi går tillbaks till den grundläggande principen kring balansen av Debet och Kredit blir det snabbt tydligt hur kontogrupperna skall bokföras.

Debet: Tar emot värde

• Vara köps in (kostnad)
• Maskin levereras (tillgång)
• Pengar kommer in på kontot (tillgång)

Kredit: Lämnar ifrån sig värde

• Företaget tar ett lån och ett skuldebrev skapas för banken (skuld)
• En försäljning sker (intäkt)
• Pengar försvinner från kontot (tillgång)

Saker som ankommer till bolaget (maskinen, varan) ökar bolagets Debet och saker som lämnas ifrån bolaget (skuldebrevet, försäljningen) ökar bolagets Kredit. Detta sker inte i isolering; en affärshändelse har alltid en lika stor Debet som Kredit. I fallet ovan kanske maskinen (debet) köps in med lånet (kredit), bolaget får pengar (debet) för sin försäljning (kredit) eller köper varan (debet) och använder då sitt företagskort (kredit).

När man ser affärshändelser som ett utbyte av värden där Debet och Kredit representerar sidor av dessa värden blir det snabbt lätt att förstå hur affärshändelsen skall bokföras.

Exempel

Några exempel på hur värde-utbytet kan se ut vid olika vanliga affärshändelser.

Tillgång

1. En maskin köps in till företaget. Pengar (kredit) byts mot en tillgång i form av maskinen som kan användas i verksamheten i flera år (debet)

Skuld

1. Företaget tar ett lån hos en bank. Pengar (debet) byts mot en skuld hos banken (kredit)

Intäkt

1. En vara säljs till en kund som betalar med Swish. Bolaget lämnar i från sig varan (kredit) för att få pengar (debet).

Kostnad

1. Köpa hörlurar för pengar. Företaget minskar sina tillgångar i pengar (kredit) för att få ett par hörlurar (debet).
2. Prenumerera på ett program med ett kreditkort. Företaget kan använda ett program (debet) och ökar sina skulder för att kunna göra detta (kredit).

Vanliga frågor

Hur vet man vilket konto som skall användas? Det vet man inte! Det är helt upp till dig själv att bestämma, då det idag inte finns någon standard för hur affärshändelser skall bokföras. Det finns ingen standard i Sverige som visar att affärshändelse X skall bokföras på konto Y.

Vilken sida av Debet/Kredit ska jag bokföra på?
Har bolaget fått något? Debet. Har bolaget lämnat ifrån sig något? Kredit.

Måste alla företag använda dubbel bokföring?
Nej. Det finns ingen lag som påvisar att man måste använda dubbel bokföring. Däremot behöver alla bolag följa god redovisningssed som innebär att man konterar alla affärshändelser på bokföringskonton, vilket implicerar dubbel bokföring.

Vad händer om debet och kredit inte balanserar?
Då finns ett fel i bokföringen, ofta ett glömt belopp eller en felaktig motpost. Obalansen är kontrollmomentet som gör att man hittar felen i bokföringen!

Kan ett konto ha både debet- och kreditposter?
Ja, nästan alla konton har det. Om inte skulle de bara växa i takt med bolagets affärshändelser. Ett exempel är företagskontot: När någon betalar bolaget för dess tjänster får de pengar (debet) och när bolaget själv köper något ger de bort pengar i utbyte mot något annat (kredit).

Måste man använda Debet och Kredit?

Nej! Med Lumion slipper ni Debet, Kredit och kontoplaner. Lumion sköter bokföringslogiken i bakgrunden; det enda ni behöver göra är att skapa era affärshändelser efter att de uppstått.