Bokföringstips

Lär dig bokföra steg för steg. Praktiska guider för småföretag, plus ett bokföringsprogram för 99 kr/mån som gör jobbet åt dig.

Avdrag i bolaget

Avdrag för arbetskläder

Gränsen mellan arbetskläder och vanliga kläder kan upplevas trådtunn. Det låter enkelt, sätt en logga på kläderna så är de arbetskläder, men är det verkligen så enkelt? I praktiken handlar det om detta: är plagget något du (eller din anställda) rimligen kan använda privat? Om svaret är ja, då är det oftast inte en avdragsgill företagskostnad eller så blir det en skattepliktig förmån om företaget betalar.  Här är en enkel tumregel och hur du gör rätt utan krångel: När kan man köpa arbetskläder på företaget? Du är på säker mark när kläderna är tydligt kopplade till jobbet och inte går att använda privat. Typiskt okej: Skyddskläder/skyddsutrustning (t.ex. plagg med skyddsegenskaper eller som slits/nedsmutsas extremt i jobbet)Uniform (en tydlig, fastställd klädsel som markerar roll/befattning)Tydligt yrkesanpassade plagg som inte känns som “vardagskläder” (t.ex. hantverksbyxor med verktygsfickor/knäskydd) Däremot är du ofta ute på hal is med: kostym, skjorta, kostymbyxor, vanliga jackorsvarta jeans "för att jag jobbar i butik”träningskläder “för att jag rör mig mycket i jobbet” Att du använder kläderna på jobbet gör dem inte automatiskt till arbetskläder. Det måste vara rimligt att de inte är privata kläder. Profilkläder och logga, räcker det att brodera in en logotyp? Logga hjälper, men den är absolut inte en magisk sköld. För att vanliga plagg (som annars hade kunnat användas privat) ska kunna ses som “arbetskläder” i praktiken behöver flera saker gälla: de faktiskt är till för tjänstendet är obligatoriskt att använda dem i jobbetde är enhetliga för personalen (inte “valfri hoodie”)de är tydligt märkta så de avviker från vanliga plagg Om du vill köra profilkläder gör dem då tydliga, enhetliga och "jobbiga" att bära på lördagskvällen. Då blir det enklare i både bokföring och vid frågor i efterhand. Så gör du praktiskt i bokföringen Tänk i två spår: vem använder kläderna och kan de användas privat? 1) Enskild firma Är det plagg som inte passar privat och har tydlig jobbfunktion? Då kan det normalt vara en företagskostnad.Är det “vanliga kläder”? Då är det i praktiken en privat kostnad (även om du bara bär dem på jobbet).Skriv gärna en kort anteckning på underlaget: “Hantverksbyxor med knäskydd, används i uppdrag, ej privat.” 2) Aktiebolag Om kläderna uppfyller kraven för arbetskläder: hantera som vanlig personalkostnad.Om kläderna kan användas privat: då är det ofta en förmån som ska med på den anställdas lön. Undvik ersättning för privata inköp Om den anställda (eller du) köper kläder privat och företaget “ersätter”, blir det lätt fel och kan bedömas annorlunda än om företaget köper in dem. Enklare: låt företaget köpa kläderna direkt när det ska vara arbetskläder.

Avdrag i bolaget

Avdrag för hemmakontor

Att jobba från hemmakontoret är vardag för många småföretagare. Frågan är ofta densamma: får man göra avdrag för hemmakontor och hur går det till? Det finns tydliga regler och två vägar att välja mellan. Den här guiden hjälper dig att hitta rätt utan att fastna i skattereglernas snårskog. Två vägar till avdrag för hemmakontor 1. Rakt avdrag: Den enkla lösningen Jobbar du från vardagsrummet eller köksbordet fler än 800 timmar per år? Har du ett kontorsrum eller kontorsdel i sovrummet, vardagsrummet eller garaget? Då kan du ta med en fast kostnad för kontoret i bolagets inkomstdeklaration enligt Skatteverket. En heltidsanställd person jobbar mellan 1 800-1 900 timmar per år (runt 47 arbetade veckor per år) och 800 timmar motsvarar 20 heltidsveckor (hela Januari - Maj), 40 halvtidsveckor (exempelvis Januari - Juni halvtid & September - November halvtid) eller ca 2 dagar per vecka om ni arbetar året om. Alternativ 1: Äger bostaden Avdrag får göras med 2 000 kr per år i bolagets inkomstdeklaration. Äger här betyder alltså att du eller någon närstående äger bostaden. Alternativ 2: Hyr bostaden Avdrag får göras med 4 000 kr per år i bolagets inkomstdeklaration. 2. För dig med ett separat kontor i bostaden Har du ett separat rum som bara används för företaget kan du göra avdrag för hur stor del av hyran, elen, bredbandet och till och med hemförsäkringen som rummet anvönder. Rummet måste vara så tydligt avskilt att det inte kan användas privat och dessutom ha en egen ingång. Har ni ett kontor i sovrummet, i hörnet i vardagsrummet eller garaget så gäller inte detta, då får ni se över det raka avdraget i stället. Att dra av andelen av bostadens kostnader är lite svårare än det raka avdraget och man kan lätt göra misstag. Se exemplet nedan för att undvika dessa. Så räknar du ut avdraget Exempel: Louise på Konsultfirman AB med rum i lägenheten Louise driver aktiebolag och bor i en trea på 80 m². Hon har tagit ett av rummen och inrett det till ett 12 m² stort kontor som används enbart för arbetet. Louise har även två ingångar till kontorsrummet, en från trapphuset och en från lägenheten. Louise har alltså ett giltigt kontorsrum, trots att det är ett rum i hennes lägenhet. För att räkna på hur mycket hon får dra av i bolagets inkomstdeklaration: Kostnad för ytan: 12 m² / 80 m² = 0,15 – kontoret utgör 15 % av bostaden.Övriga kostnader:Årsavgift till föreningen på 84 000 kr. 15 % ger 12 600 kr.Elkostnad på 15 000 kr. Louise vet att sitt kontor drar en stor del av all el lägenheten förbrukar, men hon har dock inte en separat elmätare så att hon kan fastställa beloppet. Hon gör i stället avdraget i linje med storleken på kontoret som blir då 2 250 kr (15 % av 15 000 kr).Bredband, hemförsäkring och fastighetsavgift räknas med till 15 % av dess totala kostnad. Nyckeln är noggrannhet. Gå igenom alla kostnader systematiskt och använd kontorets yta som mått för andel av den totala kostnaden. Spara sedan alla fakturor och kvitton samt beräkningarna inför deklarationen och för bokföringen. Exempel: Adams enskilda firma från vardagsrummet Vid sidan av sin huvudsakliga syssla driver Adam ett litet företag. Han arbetar främst kvällar och helger från sin hyreslägenhetm. Totalt, på ett år, räknar Adam ihop att han arbetat 850 timmar (inte dåligt för en bisyssla). Adam kan ta upp 4 000 kr som avdrag för sitt hemmakontor. Checklista för ett tryggt avdrag Har du ett arbetsrum med separat ingång? Om inte, välj det raka avdraget.Har du räknat ut rätt procentsats och tillämpat den på alla relevanta kostnader?Finns alla underlag sparade? Kvitton, avtal och fakturor ska kunna visas upp vid behov. Att ha koll på avdrag för hemmakontor sparar både tid och pengar för dig som företagare.

Avdrag i bolaget

Avdrag för julbord

Om du driver företag är det lätt att tänka att man betala julbordet i företaget. Men här kommer den lilla julknorren: själva maten på ett julbord ger i praktiken väldigt begränsat avdrag i deklarationen, men däremot kan momsen ofta bli delvis avdragsgill och personalen kan i många fall äta utan att bli förmånsbeskattad. Nedan är en enkel checklista för att göra rätt: Först: är det personalfest eller kundrepresentation? Samma kvitto kan se likadant ut, men bokföringen blir olika beroende på varför ni åt. Ställ två frågor innan du bokför: Vilka var där? (anställda/uppdragstagare, kunder, blandat)Vad var syftet? (personalfest/teambuilding eller affärsmöte/relationsbygge) Tips: Om du blandar kunder och personal på samma julbord, be restaurangen specificera per person eller gör en egen tydlig uppdelning direkt. Det sparar mycket tid om du får frågor senare. Julbord för personal: oftast okej, men inte alltid När julbordet är en personalfest är huvudpoängen oftast: De anställda brukar inte förmånsbeskattas för själva julbordet.Du kan normalt räkna det som en personalaktivitet, men tänk på att det finns en tydlig gräns: personalfest gäller för högst två tillfällen per år. Det som många missar: Kostnaden för julbordet skattar bolaget för, dvs. den är inte avdragsgill. Julbordet kan vara helt rimligt att betala med företaget och bokföra som personalkostnad men avdraget i deklarationen för matdelen är begränsat. Julbord med kunder: tänk “affärsskäl + anteckningar” Bjuder du kunder är det extern representation. Här är två grejer för att det ska hålla: Affärsmässig koppling: Det ska finnas ett tydligt affärsskäl (t.ex. pågående samarbete, uppstart, större förhandling).Dokumenterat underlag (räcker med en notering):datumvilka som deltog (namn / företag eller “3 kunder från X”)syftet (t.ex. “årsuppföljning och plan 2026”) Precis som för personaljulbord är julbord / middag inte “enklare förtäring”, så kostnaden skattar bolaget för. Däremot kan kringkostnader (t.ex. aktivitet/underhållning) och moms vara en annan femma (se nästa rubrik). Moms på julbord Om din verksamhet är momspliktig kan du ofta få dra av en del av momsen: För mat och dryck i samband med Julbord (inkl personalfest) får du normalt ha moms på kostnader upp till 300 kr exkl. moms per person och tillfälle.Är det bara mat/alkoholfritt (12% moms) blir maxmomsen då ofta 36 kr per person.För kringkostnader vid personalfest (t.ex. lokalhyra, DJ, möbler) finns en separat gräns: underlag upp till 180 kr exkl. moms per person och tillfälle.Om notan per person är hög och innehåller både mat och alkohol kan momsberäkningen bli meckig. Be om en faktura / kvitto där mat och alkohol seprareras. Om det inte går kan du i vissa fall använda en schablon (46 kr per person).

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra aktiekapital

Aktiekapitalet är grundstenarna i ett aktiebolag , det minsta kapital som krävs för att starta. Det bokförs en gång vid bildandet och ändras bara vid nyemission eller minskning.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra aktieägartillskott ovillkorat

Ett ovillkorat aktieägartillskott är en permanent förstärkning av bolagets egna kapital. Ägaren kan inte kräva tillbaka pengarna , men tillskottet ökar anskaffningsvärdet på aktierna.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra aktieägartillskott villkorat

Ett villkorat aktieägartillskott är ett kapitaltillskott från ägaren som ska återbetalas om och när bolaget har möjlighet. Det är ett alternativ till nyemission när bolaget behöver kapital.

Personal & Ägare

Bokföra apportemission

En apportemission innebär att du tillför en tillgång , t.ex. en dator, ett patent eller ett fordon , istället för kontanter som aktiekapital eller i samband med en nyemission.

Personal & Ägare

Bokföra arbetsgivaravgift

Arbetsgivaravgiften är din kostnad som arbetsgivare. Drygt 31 procent på bruttolönen. Den ska bokföras som en kostnad och en skuld separat från själva lönekostnaden. Arbetsgivaravgift gäller för alla arbetsgivare oavsett bolagsform.

Kostnader i vardagen

Bokföra avskrivningar

Avskrivningar är sättet du fördelar kostnaden för en dyr tillgång över dess livslängd. Istället för att ta hela kostnaden direkt skriver du av ett belopp varje år. Det gäller alla typer av anläggningstillgångar i alla bolagsformer.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra avsättningar

Avsättningar är skulder av osäkert belopp eller med osäker tidpunkt , garantiåtaganden, tvister, pensionsförpliktelser. De ska redovisas när förpliktelsen är sannolik och beloppsuppskattningen rimlig.

Kostnader i vardagen

Bokföra banklån

Ett banklån skapar en skuld i balansräkningen. Amorteringar minskar skulden men är inte en kostnad. Kostnaden är räntan. Det är en vanlig källa till förvirring som leder till fel i bokföringen.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra bokslut

Bokslutet är sammanfattningen av räkenskapsåret. Det kräver ett antal extra bokningar utöver den löpande bokföringen. Periodiseringar, avskrivningar och resultatdisposition måste stämma. Det gäller oavsett om du gör ett förenklat bokslut i enskild firma eller en fullständig årsredovisning i aktiebolag. Nedan kommer några vanliga bokslutsbokningar:

Avdrag i bolaget

Bokföra böcker och kurser

Böcker och utbildningar för verksamheten är avdragsgilla om de har ett direkt samband med ditt yrke och affärsdrivandet. Privat nöjesläsning är det inte.

Kostnader i vardagen

Bokföra dator och IT-utrustning

Datorer och IT-utrustning är inventarier om de kostar mer än ett halvt prisbasbelopp och används i mer än ett år. Under den gränsen kan du kostnadsföra direkt. Mjukvaruprenumerationer som SaaS-tjänster är alltid löpande kostnader.

Personal & Ägare

Bokföra eget uttag

Eget uttag gäller i enskild firma och handelsbolag där du kan ta ut pengar direkt ur företaget utan skatt vid uttaget. I ett aktiebolag är det annorlunda: där tar du ut pengar som lön eller utdelning. Det finns ingen mellanväg i aktiebolaget.

Kostnader i vardagen

Bokföra el och bredband

El och bredband för kontoret är avdragsgilla driftskostnader. Hemmakontor kräver en uppdelning mellan privat och företag.

Intäkter

Bokföra export och momsfri försäljning

Försäljning till kunder utanför EU är momsfri export. Försäljning av tjänster till momsregistrerade köpare i EU är också momsfri (omvänd moms). Ingen utgående moms ska bokföras.

Intäkter

Bokföra faktura till kund

När du skickar en faktura till en kund uppstår en kundfordran. Du har levererat en produkt (vara eller tjänst) men pengarna har inte kommit in än. Fakturan bokförs direkt när den skickas, inte när kunden betalar. Det gäller oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag och använder faktureringsmetoden.

Avdrag i bolaget

Bokföra friskvårdsbidrag

Det här tipset handlar om den klassiska frågan: “Kan företaget betala mitt gymkort (eller massage, padel, ridning…) utan att det blir extra skatt för den anställde?” Friskvård är en sån förmån som kan vara superenkel. Men det finns några grejer att förhålla sig till, annars blir det lätt: fel belopp, fel underlag, “vi tar det nästa år” eller ett presentkort som inte borde ersättas. Varför friskvård? Som arbetsgivare kan du ge friskvård som en skattefri personalförmån (ofta kallat friskvårdsbidrag). Poängen är att företaget står för kostnaden och att den anställde slipper förmånsbeskattning, om du håller dig inom ramarna. Det är extra vanligt i små bolag där ägaren också är anställd: “Kan jag ge mig själv friskvård?” Syftet med friskvården är att göra det enklare och billigare för bolagets anställda att hålla en god fysik och ett aktivt liv. Om gymkortet betalas av arbetsgivaren är man mer benägen att faktiskt inneha ett gymkort och således mer benägen att gå till gymmet. När blir friskvården och skattefri? Tänk så här: friskvård funkar bäst när den är liten, enkel och lika för alla. Checklistan du behöver uppfylla: Max 5 000 kr per år och anställd. Går du över den nivån räknas hela bidraget som skattepliktigt för den anställde.Samma villkor för hela personalen. Alla ska kunna få samma belopp och på samma regler (du kan ha en konsekvent regel för deltid / visstid, men även den ska gälla alla).Inte kontanter som kan bytas hur som helst. Det ska vara kopplat till friskvårdsaktiviteter, inte “här får du 3 000 kr extra, gör något hälsosamt”.Aktiviteten ska vara av enklare slag. Typ gymkort, simning, gruppträning, och även vissa andra aktiviteter.Massage och liknande utan motionsinslag: där finns en informell gräns per tillfälle, blir det “för exklusivt per gång” (lyxigt, stordådigt eller dyrt) kan det tippa över till skattepliktigt. Rutinen som gör bokföringen enkel Sätt en rutin som är lätt att följa även i november när allt brinner: Bestäm nivån och skriv ner den (t.ex. “3 000 kr/år” eller “5 000 kr/år”).Bestäm hur du vill hantera kvitton:Antingen betalar den anställde själv och lämnar in ett kvitto för ersättning.Eller så köper ni via en portal / leverantör och företaget betalar direkt.Krav på underlag: spara kvittot och se till att det tydligt visar vad det är för aktivitet (så att du kan visa att det faktiskt är friskvård).Stäm av löpande under året så ingen råkar passera maxnivån. Det här gör att du slipper “vi tar allt i december”-paniken och minskar risken för att något blir skattepliktigt av misstag. Vanliga fallgropar (som småföretag ofta åker på) Fallgrop 1: “Vi tar det nästa år.” Friskvård är kopplat till kalenderår och ska inte sparas och rullas vidare som ett saldo. Beloppet gäller alltså per år, när det betalas till den anställde. Fallgrop B: Presentkort Ett presentkort i sig är inte en friskvårdsaktivitet. Du vill normalt ersätta själva aktiviteten (kvitto på gymkortet/lektionen), inte bara “ett presentkort köpt i december”. Fallgrop C: För dyrt per behandling (utan motion) Vissa saker (t.ex. massage) kan vara ok, men blir kostnaden för hög per tillfälle kan det bli skattepliktigt även om du “har pengar kvar” i bidraget. Fallgrop D: Enskild firma Driver du enskild firma kan du normalt inte dra av för din egen friskvård / motion som en företagskostnad på samma sätt som en arbetsgivare gör för anställda (i aktiebolag kan du däremot ge friskvård till anställda och där kan ägaren omfattas om hen faktiskt är anställd i bolaget). FAQ Måste jag ge friskvård? Nej. Men om du ger det ska det erbjudas på samma villkor till hela personalen. Kan jag ge olika belopp till olika anställda? Nej, alla måste ta del av samma möjlighet till friskvård. Håll ett belopp och en regel som gäller för alla. Kan outnyttjat friskvårdsbidrag sparas till nästa år? Nej. planera så att det som ska användas under året också används under året. Vad händer om friskvården överstiger gränsen på 5 000 kr? Om arbetsgivaren betalar ut mer än 5 000 kr så betalar man skatt för hela beloppet.

Avdrag i bolaget

Bokföra förmånsbil

Förmånsbil innebär att bolaget äger bilen och den anställde beskattas för förmånsvärdet. Det bokförs som en löneförmån. Momsavdraget på personbil är begränsat till 50 procent.

Kostnader i vardagen

Bokföra försäkringar

Företagsförsäkringar, sakförsäkring, ansvarsförsäkring, tjänstepensionsförsäkring , är avdragsgilla kostnader. Premien betalas ofta årsvis och ska periodiseras.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra förutbetalda intäkter

Förutbetalda intäkter är pengar du fått men ännu inte tjänat in. De ska inte bokföras som intäkt förrän du levererat , fram tills dess är de en skuld.

Kostnader i vardagen

Bokföra hemsida och domännamn

En hemsida kan vara en anläggningstillgång (om den kostar mycket och har lång livslängd) eller en löpande kostnad. Domännamn och hostingavgifter kostnadsförs alltid direkt.

Personal & Ägare

Bokföra holdingbolag

Ett holdingbolag är ett bolag vars enda syfte är att äga aktier i andra bolag. Bokföringen är enklare än i rörelsedrivande bolag, men kapitalinkomster, utdelning och skattefria kapitalvinster kräver uppmärksamhet.

Kostnader i vardagen

Bokföra hotell och resor

Hotell och resor i tjänsten är avdragsgilla om de har ett direkt samband med verksamheten. Moms på hotell är 12 %, på tåg 6 % och på flyg 0 % (momsfritt inrikes).

Kostnader i vardagen

Bokföra hyra

Hyra för lokal, kontorsplats eller parkeringsplats är en av de vanligaste löpande kostnaderna. Det bokförs mot rätt kostnadskonto men periodisering och momsavdrag kräver uppmärksamhet. Gäller för alla företagsformer.

Intäkter

Bokföra immateriella tillgångar

Immateriella tillgångar är tillgångar utan fysisk form: patent, varumärken, licenser, goodwill och egenutvecklad mjukvara. De aktiveras i balansräkningen och skrivs normalt av linjärt.

Intäkter

Bokföra inkasso och påminnelseavgifter

Påminnelseavgifter och inkassokostnader kan antingen vara en intäkt (du skickar dem) eller en kostnad (du betalar dem). Dröjsmålsränta ingår ofta och ska separeras.

Personal & Ägare

Bokföra intern fakturering

Intern fakturering sker när ett bolag i en koncern fakturerar ett annat. Det är en riktig transaktion med moms och ska bokföras på vanligt sätt i bägge bolagen.

Kostnader i vardagen

Bokföra inventarier

Inventarier är utrustning och maskiner som används i verksamheten under mer än ett år. De ska aktiveras i balansräkningen och skrivas av löpande. Undantaget är billiga inventarier under ett halvt prisbasbelopp som kan kostnadsföras direkt.

Intäkter

Bokföra kassadifferens

En kassadifferens uppstår när det faktiska beloppet i kassan inte stämmer med vad bokföringen säger. Det händer alla , räknefel, glömt kvitto, växelfel. Här är hur du hanterar det.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra koncernbidrag

Koncernbidrag är ett verktyg för att utjämna skattepliktigt resultat mellan bolag i en koncern. Det är avdragsgillt hos givaren och skattepliktigt hos mottagaren.

Intäkter

Bokföra kontanter och kassa

Kontanthantering kräver ett kassaregister om du tar emot kontanta betalningar. Kassan bokförs som en tillgång (konto 1910) och alla transaktioner ska ha underlag.

Kostnader i vardagen

Bokföra kontorsmaterial

Kontorsmaterial är löpande kostnader , pennor, papper, skrivbordstillbehör, porto. De kostnadsförs direkt och kräver sällan aktivering.

Kostnader i vardagen

Bokföra kortköp

Du drar företagskortet, det piper glatt och sen börjar den tråkiga delen: transaktionen syns i banken först senare, kvittot ligger någonstans (kanske i fickan, kanske i tvätten) och på kontoutdraget står det bara 280 kr. Här är ett enkelt sätt att hantera kortköp så att du får ordning på både kostnaden, momsen och underlaget. Läs vidare! Kvitto först, kontoutdrag sen Ett kortköp behöver alltid ett underlag som visar vad du faktiskt köpte, datum, belopp och vem du köpte av. Raden på kontoutdraget visar oftast bara att en betalning skett, inte vad den avser. Ibland får du både ett “kortkvitto” och ett riktigt kassakvitto och då är det kassakvittot som brukar ha detaljerna du behöver. Praktiskt: Be alltid om kvitto (papper eller digitalt) och spara det direkt.Saknas tydliga uppgifter (t.ex. moms), dubbelkolla så att du inte fått fel kvitto eller en transaktions-bekräftelse från kortappraten. Betalningen dyker upp på kontoutdraget när banken faktiskt drar pengarna (ofta 1–3 dagar senare). Det viktiga är att du kan koppla ihop kvittot med rätt banktransaktion i efterhand. Samla alla kvitton och bokför dem från kontoutdraget så slipper du kvitton som försvinner och minnet som sviker. Vanliga fallgropar (och hur du undviker dem) “Räcker kontoutdraget?” Nej. En verifikation ska kunna visa vad köpet avser och vilken motpart som finns det framgår sällan av bankraden ensam. “Jag tappade kvittot…” Försök få en kopia (många butiker kan skriva ut igen). Om det inte går: skriv en egen anteckning som kompletterar bankraden med vad du köpte, varför, datum och leverantör. Poängen är att det ska gå att förstå affären i efterhand. “Jag råkade köpa något privat på företagskortet.” Markera köpet som privat och återbetala pengarna till att företaget direkt. Att låna pengar av sitt företag är olagligt (kallas för förbjudet lån). “Banken tar kortavgift / valutapåslag.” Spara underlaget (kontoutdrag/avi) och bokför det som en egen kostnad, separat från själva inköpet.

Intäkter

Bokföra kreditfaktura

En kreditfaktura (ibland kreditnota) är det omvända mot en faktura. Den minskar en utestående fordran eller skuld. Du utfärdar en kreditfaktura vid returer, priskorrigeringar eller när du makulerar en felaktig faktura.

Intäkter

Bokföra kundförlust

En kundförlust uppstår när en kund inte betalar sin faktura och du bedömer att fordran är osäker eller faktiskt förlustdrabbad. Det är en kostnad som måste bokföras.

Personal & Ägare

Bokföra leasing

Leasing delas upp i operationell och finansiell. De bokförs helt olika. Operationell är enklast och vanligast: du bokför månadshyran som en löpande kostnad. Finansiell leasing liknar ett köp och tillgången aktiveras i balansräkningen. När du “leasar” något (ofta en bil, men ibland en maskin eller dator) är den praktiska bokföringsfrågan nästan alltid densamma: ska detta behandlas som en löpande hyreskostnad och hur gör jag med moms och eventuella förskottsbetalningar? Extra rörigt blir det när fakturan innehåller flera delar (hyra, service, försäkring) och när du betalar en stor “förhöjd första hyra” i början. Titta först på fakturan, inte på reklamfoldern Leasingbolag är duktiga på att sälja “en månadskostnad”. Men i bokföringen är det fakturan som styr. Gör det till rutin att kontrollera tre saker på varje leasingfaktura: Vilken period avser avgiften? (t.ex. “jan”, “jan–mar”, “dec–jan”)Finns det en startavgift / uppläggningsavgift / aviavgift?Är kostnaden uppdelad? (hyra, service, däck, försäkring, etc.) Varför spelar det roll? För att moms och periodisering kan bli olika beroende på om allt är en klumpsumma eller tydligt specificerat. Moms på leasingbil: 50 % på själva hyran För personbil finns en klassisk momsfälla: När du hyr/leasar en personbil får du i de flesta fall dra av 50 % av momsen på hyran. För att få göra det behöver bilen användas i momspliktig verksamhet i mer än ringa omfattning (mer än 100 mil per år).Vissa verksamheter kan få dra av hela momsen på hyran (t.ex. taxi, biluthyrning, körkortsutbildning och transport av avlidna). Samtidigt: På driftkostnader (t.ex. drivmedel, service, reparation, underhåll, besiktning) är momsen normalt helt avdragsgill när bilen används i momspliktig verksamhet. Praktiskt tips: om leasingfakturan har separata rader för t.ex. service/däck/övrigt hantera dem var för sig. Om allt är en klumpsumma blir det ofta enklast (och säkrast) att behandla momsen som på hyran. Och en detalj många missar: om du senare köper loss bilen du hyrt får du normalt inte dra av momsen på bilköpet.  Förhöjd första hyra: stor betalning för att få en liten månadskostnad Den förhöjda första hyran avser ofta hyra för hela den kommande leasingperioden. Huvudtanken är: Utgiften ska fördelas över leasingperioden. Den del som avser kommande perioder ska periodiseras. Det här gör bokföringen mycket mer rättvis: resultatet för januari slipper se ut som att du köpt en hel bil (trots att du endast leasar bilen). När leasingavtalet tar slut: glöm inte slutfakturan I slutet av avtalet dyker ofta en sista faktura upp, t.ex. för: övermilonormalt slitage/skadorsjälvriskeradministrationsavgiftereventuellt utköp Tips: lägg en påminnelse i kalendern 1–2 månader efter återlämning. “Inga fler autogiron” betyder inte alltid “inga fler fakturor”.

Avdrag i bolaget

Bokföra leasingbil

Leasingbil är vanligast som operationell leasing , du betalar en fast månadsavgift och äger inte bilen. Moms är begränsad till 50 % för personbil, full avdragsrätt för förmånsbil.

Kostnader i vardagen

Bokföra leverantörsfaktura

Ibland känns leverantörsfakturor som en oändlig inkorg: pdf i mejlen, pappersfakturor på skrivbordet och “den där påminnelsen” som dök upp när man minst ville det. Men bokföringsmässigt är det faktiskt ganska enkelt, om du gör samma sak varje gång. Nyckeln är att skilja på tre saker: när fakturan kommer in, vad den avser och när den betalas. Då blir det både lättare att hålla koll på skulderna (vad du är skyldig) och enklare att få momsen rätt. Hur hanterar man leverantörsfakturor i bokföringen utan att missa moms, perioder eller att något hamnar mellan stolarna? Läs vidare! Vad är en leverantörsfaktura En leverantörsfaktura är en faktura du fått från ett annat företag för något du köpt, till exempel IT-tjänster, kontorsmaterial eller en underleverantör. I bokföringen kallas den ibland leverantörsskuld, för att det är pengar du ännu inte betalat. Det spelar ingen roll om den kom som pdf, pappersfaktura eller via ett fakturaportalen. Logiken i bokföringen är densamma. När ska fakturan in i bokföringen? Tänk så här: när du får en leverantörsfaktura har du fått ett “kvitto på en skuld”. Så fort fakturan har kommit till dig ska den därför in i bokföringen som en leverantörsfaktura, även om du betalar den senare (det är själva poängen med att bokföra uppkomna skulder). Moms-mässigt är tumregeln lika praktisk: ingående moms tas normalt upp när du tar emot inköpsfakturan (ofta på ankomstdagen). Snabbcheck innan du bokför fakturan Innan du “godkänner” fakturan, kolla dessa tre saker: Är det verkligen ditt företag som är köpare? Namn/adress och gärna organisationsnummer ska stämma (det här minskar risken för att du bokför någon annans faktura eller en bedräglig faktura av misstag).Finns det tillräckligt med info på fakturan? En faktura/verifikation ska gå att förstå i efterhand: datum, motpart, vad det gäller och belopp. Och om det är moms ska fakturan innehålla uppgifter som gör att momsen går att bedöma.Moms: ser den rimlig ut – och är det rätt typ av köp? Vissa inköp har specialhantering (t.ex. omvänd betalningsskyldighet). Vid omvänd moms kan du behöva räkna fram momsen själv och redovisa den på ett annat sätt än “vanlig svensk moms på fakturan”. Kostnaden ska hamna i rätt period (ibland i år, ibland nästa år) De flesta leverantörsfakturor är enkla: fakturan avser något som hör till samma period som du jobbar i och då bokför du den rakt av när den kommer. Men: om fakturan avser något som sträcker sig över tid (t.ex. hyra, leasing, försäkring) behöver du ibland dela upp kostnaden så att den hamnar i rätt räkenskapsår. Det här kallas periodisering och är en typisk bokslutsgrej. Praktiskt: Betalar du för något i förskott (t.ex. försäkring jan–dec nästa år) → hela kostnaden ska inte “boosta” årets resultat.Har du förbrukat något men fakturan kommer efter årsskiftet → då kan kostnaden behöva hamna på “förra året”, trots att fakturan kommer senare. Betalningen: matcha och stäm av (så slipper du fel och spökfakturor) När du betalar är det viktigaste att tänka på att betalningen blir korrekt. Detta är lättare sagt än gjort, men en snabb dubbelkoll på: OCR-nummer, Bankgiro/konto och belopp minskar snabbt risken för fel. Ett enkelt arbetssätt i Lumion är: Lägg in fakturan i Lumion när den kommer.Välj fakturan och klicka på betala.Godkänn betalningen.Betalningen bokförs och fakturan är betald!

Personal & Ägare

Bokföra lön

Lön är en sån där grej som känns enkel (jag betalar ju bara ut pengar), men som innehåller tre separata delar: bruttolönen, preliminärskatten och arbetsgivaravgiften. Alla tre behöver hållas koll på. Det gäller oavsett om du betalar lön till en anställd i din enskilda firma eller till dig själv som VD i ett aktiebolag.

Avdrag i bolaget

Bokföra milersättning

Milersättning är en skattefri ersättning du betalar ut för körning med privat bil i tjänsten. Du kan betala den till anställda och i en enskild firma till dig själv. Beloppet som överstiger Skatteverkets schabloner är skattepliktigt.

Kostnader i vardagen

Bokföra mobiltelefon och abonnemang

Mobiltelefon och abonnemang för affärsbruk är avdragsgilla. Används telefonen privat också gäller proportionering , men Skatteverket accepterar normalt fullt avdrag om det finns affärsmässigt syfte.

Moms & Skatt

Bokföra moms

Moms är egentligen bara en genomgångspost. Du samlar in utgående moms från dina kunder och drar av den ingående moms du betalat till dina leverantörer. Skillnaden betalar du till Skatteverket, eller får du tillbaka om du betalat mer än du tagit in. Det gäller oavsett om du driver enskild firma, handelsbolag eller aktiebolag.

Intäkter

Bokföra momsfri omsättning

Vissa tjänster är undantagna från moms såsom sjukvård, utbildning, finansiella tjänster, fastighetsförsäljning. Säljer du sådant ska du inte ta ut moms och du kan normalt heller inte dra av ingående moms.

Moms & Skatt

Bokföra momsredovisning

Momsredovisningen är inte en löpande transaktion , den är en periodisk summering av all utgående och ingående moms. Den bokförs när momsdeklarationen lämnas och betalas.

Intäkter

Bokföra nedskrivning

En nedskrivning görs när en tillgångs verkliga värde varaktigt understiger det bokförda värdet. Det är obligatoriskt , du får inte ha tillgångar bokförda till högre värde än vad de faktiskt är värda.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra nyemission

En nyemission innebär att bolaget ger ut nya aktier och tar in nytt kapital. Det ökar aktiekapitalet och ofta överkursfonden. Emissionsbeslutet fattas av bolagsstämman.

Kostnader i vardagen

Bokföra omvänd moms digitala tjänster

Du köper en digital tjänst (typ ett annonskonto, en molntjänst eller en programvara från företag som Facebook, Uber, LinkedIn, Google eller liknande utländska leverantörer) och på fakturan står det “Reverse charge”. Eller så står det ingen moms alls, trots att det känns som att det borde vara moms. Ibland är det tvärtom: leverantören har lagt på utländsk moms och du blir osäker på om du får dra av den. I praktiken handlar det här nästan alltid om köp/sälj av tjänster över landsgränser, där köparen (du) ska räkna fram och redovisa momsen i Sverige, istället för att säljaren lägger på moms på fakturan. När blir det “omvänd moms” på digitala tjänster? Två vanliga situationer: 1) Du köper digitala tjänster från ett företag i ett annat land (EU eller utanför EU) och använder tjänsten i Sverige Då fakturerar leverantören ofta utan moms (om du är ett företag) och du ska själv räkna fram svensk moms på inköpet och ta med det i momsredovisningen. Viktigt här är att tjänsten används (omsätts) i Sverige. 2) Du säljer en digital tjänst till ett företag i ett annat EU-land. Då fakturerar du normalt utan svensk moms och kunden redovisar själv momsen i sitt land. På fakturan brukar man skriva “Reverse charge” / “Omvänd betalningsskyldighet”. Nyckeln är nästan alltid samma: är köparen ett företag (B2B) eller en privatperson (B2C)? Om det är privatperson är det ofta inte reverse charge (och då kan andra momsregler kicka in). Så gör du när du KÖPER digitala tjänster från utlandet Spara den här listan, den räddar många onödiga momskrångel: Kolla att det verkligen är ditt företag som köper (ofta skapar man konto utan att ange sitt företags information). Det ska framgå av underlaget (faktura/receipt). Undvik att blanda privat och företag, särskilt på abonnemang.Lämna ditt VAT-nummer till leverantören (särskilt inom EU). Ofta finns ett fält i kontoinställningar som heter VAT number/Tax ID. Utan VAT-nummer är risken större att de lägger på “sin” moms.Titta efter “Reverse charge” eller “0% VAT” och att momsbeloppet är 0. Det är en signal att du ska hantera momsen själv i Sverige.Om leverantören ändå har lagt på utländsk moms, kontakta och uppdatera. Det är vanligt att det blir fel om:du inte hann lägga in VAT-nummer innan köpetkontot ligger i fel landleverantören tolkar dig som privatkund Be i första hand om korrigerad faktura utan utländsk moms. Om du redan har betalat kan utländsk moms ibland behöva sökas tillbaka från det landet (det är en separat process och det är inte samma sak som att “dra den i svensk moms”). Beroende på beloppet blir det ibland inte ens värt att gå igenom processen att ansöka om momsen från landet. Så gör du när du SÄLJER digitala tjänster till företag i EU Här är det “omvänd moms” åt andra hållet: Säkerställ att kunden är ett företag. Det enklaste är att få kundens VAT-nummer. Svenska VAT-nummer skrivs på formen "SE" + organisationsnummer + "01".Kontrollera VAT-numret. Spara ett underlag för VAT-numret såsom en konversation eller dokumentation från företaget. Det är ett enkelt sätt att visa att du sålt till ett företag.Fakturera utan svensk moms. Och skriv tydligt på fakturan: “Reverse charge” / “Omvänd betalningsskyldighet” (viktigt).Kom ihåg rapporteringen. Sådana EU-försäljningar ska normalt med i din momsrapport och även rapporteras som EU-handel (i rapporten som heter periodisk sammanställning), annars blir det lätt följdfrågor. Periodisk sammanställning kan vara lätt att missa då man inte hittar deadlines för den i inloggat läge på Skatteverket (som med moms, inkomstskatt och arbetsgivardeklarationer). FAQ Gäller “omvänd moms” om jag köper från ett svenskt företag? Nej. Omvänd moms i Sverige finns, men då handlar det om särskilda branscher / situationer (inte för köp som Spotify-abonnemang och annonser). Är webbhotell, licenser och molntjänster “digitala tjänster”? Ofta ja. Typiska exempel är webbhotell, programvara, uppdateringar, databasåtkomst och liknande tjänster som levereras digitalt. Om de levereras digitalt och används i ett annat land (Sverige) så skall omvänd moms appliceras. Vad händer om jag säljer digitalt till privatpersoner i EU? Då är det ofta inte reverse charge. Där kan du i stället behöva ta ut moms beroende på kundens land och hur du säljer.

Avdrag i bolaget

Bokföra parkering

Parkeringskostnader i tjänsten är avdragsgilla , men parkeringsböter och trängselskatt har olika regler. Det är också skillnad på om du parkerar i tjänsten eller på kontoret.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra periodiseringsfond

Periodiseringsfond är ett skatteverktyg som låter dig avsätta en del av vinsten och skjuta upp skatten. Det jämnar ut beskattningen mellan bra och dåliga år. Gäller för aktiebolag och enskild firma med skillnader i procentsats.

Avdrag i bolaget

Bokföra personalfest

Personalfest, AW och kick-off klassas som intern representation. Det är avdragsgillt för inkomstskatt inom rimliga belopp och momsavdraget är begränsat. Skatteverket godkänner normalt upp till två personalfester per år.

Intäkter

Bokföra presentkort

När du säljer ett presentkort får du pengar nu, även om kunden ska köpa något långt senare. Bokföringsmässigt betyder det: bolaget har en skuld till kunden tills presentkortet används (du är skyldig att leverera varor/tjänster men vet ännu inte vilka, endast beloppet). Den stora fallgropen är att råka ta upp intäkten (och ibland moms) för tidigt och sedan en gång till när kunden löser in presentkortet. Det finns också en detalj som avgör när momsen ska med: vissa presentkort räknas som “enfunktionsvoucher” och vissa som “flerfunktionsvoucher”. Skillnaden är i praktiken: är momsen redan känd när du säljer presentkortet eller inte? Läs vidare! Tänk “skuld” tills kunden har handlat För de flesta småföretag är presentkort ett förskott från kund. Du har inte levererat något i stunden, så pengarna är inte “färdig” försäljning än. Praktiskt upplägg: När du säljer presentkortet: behandla beloppet som ej utnyttjat presentkort (skuld).När kunden betalar med presentkortet: då flyttar du beloppet från “presentkortsskuld” till försäljning. Det här tänket linjerar med grundidén att intäkter ska hamna i rätt period (du ska inte visa vinst idag för något du ska leverera senare). Det finns två olika sorters "Presentkort" Att använda ordet "Presentkort" är egentligen missvisande, då de kan utformas på två olika sätt: 1) Kupong: Avser bara en viss sak Om presentkortet bara avser en viss vara/tjänst kallas det för en "enfunktionsvoucher". Presentkortet har bokstavligt talat en funktion: att bytas mot en vara/tjänst. "Kupong" är ett bra namn på denna sorts presentkort då man direkt kan använda kuponger på detta vis. Typiskt exempel: “Presentkort för 60 min massage i Sverige” (en bestämd tjänst med bestämd momssats). För Kuponger är ofta momssats och plats är kända redan när kortet säljs. Då ska överlåtelsen av presentkortet behandlas som att du i praktiken redan har sålt varan/tjänsten och momsen ska med redan då. 2) Presentkort: Motsvarar pengar i affären Om presentkortet kan användas för flera varor/tjänster och i princip är "x mängd pengar att handla för i affären" kallas för "flerfunktionsvoucher". Presentkortet har alltså, bokstavligt talat, flera funktioner i affären. Detta avser ett "rent" presentkort och kallas därför oftast för just "Presentkort". Typiskt exempel: presentkort i affär där man kan köpa valfria saker för 500 kr Momsen och försäljningen uppstår först när kunden faktiskt köper något och använder presentkortet. När presentkort löper ut (och kunden aldrig handlar) Så länge presentkortet är giltigt har du i praktiken en skyldighet mot kunden. När giltighetstiden är passerad (och enligt dina villkor inte längre kan användas) brukar man ta bort skulden och bokföra det som intäkt. Kupong: Ingen händelse. Intäkten och momsen har redan inträffat vid försäljningenPresentkort: Skulden för presentkortet tas bort och en övtig intäkt utan moms tas upp.

Intäkter

Bokföra rabatt

Många småföretag ger rabatt för att få affären (”10% om du beställer i dag”), eller får rabatt av leverantörer (”10% om du betalar inom 10 dagar”). Det kan också dyka upp rabatt i efterhand när kunden är missnöjd, när de når en viss volym i inköp eller när ni ger en årsrabatt. Bokföringsmässigt är grundtanken enkel: rabatt handlar nästan alltid om att priset blev lägre och då ska både intäkt/kostnad och moms följa med ned. Det som brukar ställa till det är när rabatten ges och vilket underlag du har. Rabatt direkt på fakturan Om rabatten redan syns på fakturan (rad-rabatt eller totalsumma efter rabatt) är det i praktiken bara “det här var priset”. Att tänka på: Bokför försäljningen / inköpet på beloppet efter rabatt.Momsen ska också bygga på beloppet efter rabatt, eftersom det är det kunden faktiskt ska betala. Tips: Skriv gärna tydligt på fakturan vad rabatten avser (kampanj, volym, osv.). Det gör det lättare att förstå senare både för dig och din kund. Rabatt i efterhand Ett klassiskt fall är att man redan fakturerat och sedan kommer ni överens om en prisnedsättning. Då behöver man normalt: Skapa en kreditfaktura avseende hela ursprungsfakturan.Bokföra kreditfakturan när den är utfärdad (det är då ändringen inträffar).Skapa en ny faktura med korrekta produkter (inklusive rabatten). Samma sak åt andra hållet: får du en kreditfaktura från leverantören ska du bokföra den som en minskning av kostnaden (och minska ingående moms i samma veva). Kassarabatt (rabatt för snabb betalning) Kassarabatt (skonto) är rabatt som bara gäller om betalning sker inom viss tid. Praktiskt att göra: Om du får skonto: se till att det finns underlag som visar att du hade rätt till rabatten (villkor på fakturan + att du betalade i tid).Om du ger skonto: skriv villkoren tydligt på fakturan. Här är poängen: när skontot faktiskt utnyttjas blir priset lägre och då ska moms och belopp i slutändan spegla det. Vanliga fallgropar (som är lätta att undvika) Rabatt utan spår: Undvik att “bara dra av lite vid betalning” utan att det finns tydliga villkor eller kreditfaktura. Det blir lätt fel på moms, svårare att stämma av och otydligt att en rabatt ens har getts.Blanda ihop rabatt och gåva: Om du sänker priset för att vara snäll är det oftast ändå en rabatt (prisnedsättning). Men om du ger bort något utan koppling till en försäljning är det en annan typ av transaktion, hantera separat.

Kostnader i vardagen

Bokföra reklamgåva

Reklamgåvor med din logotyp är avdragsgilla om de är av enklare slag och ges i reklamsyfte. Gränsen mot representation är viktig att känna till. Personalgåvor till anställda har egna regler.

Kostnader i vardagen

Bokföra representation

Representation är ett av de mer krångliga områdena i bokföringen. Extern representation (kunder och affärspartners) ger sedan 2017 normalt inte skattemässigt avdrag för mat och dryck men du kan fortfarande dra av momsen. Intern representation (personal) ger avdrag inom rimliga belopp. Det gäller alla företagsformer. När ett företag bjuder på mat, fika, gåvor eller liknande för att vårda eller skapa affärsrelationer kallas det representation. Det kan vara en lunch med en kund, en julklapp till en leverantör eller kaffe vid ett säljmöte. Det är viktigt att skilja mellan extern representation (mot kunder/leverantörer) och intern representation (mot anställda). Avdrag och moms fungerar olika beroende på typ. Vill du räkna ut exakt hur mycket avdrag ni får göra? Beräkna det här.

Personal & Ägare

Bokföra reseersättning

Reseersättning är pengar du betalar tillbaka för faktiska resekostnader i tjänsten. Tåg, flyg, taxi och hotell. Det är en kostnadsåterbetalning och ska inte beskattas som lön. Samma regler gäller i enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra revision och redovisning

Arvoden till revisorer, redovisningsbyrå och bokföringskonsulter är avdragsgilla företagskostnader. De bokförs enkelt som konsulttjänster.

Intäkter

Bokföra ränteintäkter

Ränteintäkter är pengar du tjänar på insättningar eller utlåning. De hör till de finansiella posterna i resultaträkningen och ska periodiseras om de avser en period som passerat.

Kostnader i vardagen

Bokföra räntor

Räntor delas upp i räntekostnader och ränteintäkter. Räntekostnader uppstår när du betalar ränta på lån. Ränteintäkter när du får ränta på bankkontot. Bägge hör till de finansiella posterna i resultaträkningen.

Personal & Ägare

Bokföra semesterersättning

Semesterersättning är vad anställda har rätt till för intjänade semesterdagar. Skulden byggs upp löpande och ska synas i balansräkningen varje månad. Gäller för alla arbetsgivare oavsett om du driver enskild firma med anställda eller aktiebolag.

Personal & Ägare

Bokföra sjuklön

Som arbetsgivare ansvarar du för sjuklön de första 14 dagarna. Dag 1 är karensdag utan ersättning. Dag 2 till 14 betalar du 80 procent av lönen. Gäller alla arbetsgivare oavsett bolagsform.

Kostnader i vardagen

Bokföra sjukvård och hälsovård

Arbetsgivaren kan erbjuda skattefri sjukvårdsförsäkring och viss hälsovård till anställda. Direktbetalningar för vård är dock en skattepliktig förmån om de inte uppfyller kraven.

Moms & Skatt

Bokföra skattekonto

Skattekontot är Skatteverkets konto för alla dina skattebetalningar. Moms, arbetsgivaravgifter, F-skatt och mer. Det behöver stämmas av regelbundet mot konto 1630 i din bokföring.

Kostnader i vardagen

Bokföra sponsring

Sponsring är avdragsgill som marknadsföringskostnad om det finns ett kommersiellt syfte , din logotyp syns, du får annonsering eller PR-värde. Ren välgörenhet utan motprestation är inte avdragsgill.

Personal & Ägare

Bokföra styrelsearvode

Styrelsearvode är en ersättning till styrelseledamöter för deras arbete. Det beskattas som inkomst av tjänst och är inte pensionsgrundande om mottagaren inte är anställd.

Moms & Skatt

Bokföra Swish

När du börjar ta betalt med Swish händer två saker samtidigt: du får betalt snabbt och du får plötsligt många små betalningar som ska bokföras. Det vanligaste misstaget är att behandla Swish som “kontanter”, eller att nöja sig med en Swish-notis som underlag. Med några enkla rutiner blir Swish i stället superenkelt Spara rätt underlag för enkel bokföring För att Swish ska enkelt att bokföring så behöver du två typer av underlag: Kvitto/faktura för försäljningen: Det är den som visar vad du sålde, datum och belopp (och eventuellt moms).Sammanställning som visar Swish-betalningarna: Det kan vara en separat specifikation/transaktionslista från banken och om du inte får en sådan kan bankkontoutdraget fungera som sammanställning. Tips som sparar tid Gör det till en vana att varje vecka (eller varje dag om du har många köp) jämföra: dagens eller veckans försäljning som är betald med Swish motinsättningarna / transaktionerna som syns på banken.Då upptäcker du fel direkt (t.ex. dubbelregistrerat kvitto, återbetalning, fel belopp). Avgifter och “nettoinsättningar” I många upplägg kan det förekomma avgifter kopplade till Swish eller betaltjänster. Då kan du se något som känns fel vid första anblick: Kunden betalar 100 krBanken sätter in 98,50 kr1,50 kr i transaktionsavgift Försäljningen är fortfarande 100 kr, trots att du endast får 98,5 kr. Avgiften är en separat kostnad. När du stämmer av ska du alltså få ihop: insatt belopp + avgifter = det kunderna betalade. Enklast att göra detta är att bokföra hela försäljningen för sig (100 kr) och avgiften för sig (1,5 kr). Spara underlaget som visar avgiften (ofta syns den på kontoutdraget eller på en separat avgiftsspecifikation). Om du säljer över disk: glöm inte kvittot (och ev. kassan) Tar du betalt i en fysisk situation (t.ex. salong, café, studio, marknad), behöver kunden normalt kunna få kvitto, oavsett om kunden betalar med sedlar, kort eller Swish. Och om din verksamhet omfattas av kassaregler, räknas Swish som en elektronisk betalning som i praktiken likställs med kortbetalning. Det betyder att man ändå behöver kvitton och underlag trots att "man bara tar Swish". (Det finns undantag för vissa små verksamheter och vissa arbetssätt – men grundtänket är: Swish ändrar inte kravet på ordning, bara hur pengarna rör sig.)

Personal & Ägare

Bokföra teckningsoptioner

Teckningsoptioner ger innehavaren rätt att teckna aktier i bolaget till ett förutbestämt pris inom en viss period. Vanligt som incitamentsprogram för anställda och nyckelpersoner.

Avdrag i bolaget

Bokföra traktamente

Traktamente är ett schablonbelopp för ökade levnadskostnader när du eller en anställd reser i tjänsten och övernattnar borta. Belopp upp till Skatteverkets schabloner är skattefria.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra upplupna kostnader

Upplupna kostnader är kostnader du haft under perioden men ännu inte fått faktura på. De ska periodiseras i bokslutet så att kostnaderna hamnar i rätt period.

Personal & Ägare

Bokföra utdelning

När bolaget delar ut vinst till sina ägare ska det bokföras som en minskning av eget kapital. Skulden till aktieägarna minskar ju när bolaget betalar av den. Själva beslutet om utdelning bokförs först när det fattas på årsstämman. När pengarna sedan betalas ut kvittas skulden slutligt. Läs mer om att bokföra utdelning här.

Kostnader i vardagen

Bokföra utlägg

Utlägg uppstår när du eller en anställd betalar en företagskostnad med egna pengar. Företaget ska ersätta utlägget och kostnaden ska bokföras mot rätt kostnadskonto, inte som lön. I en enskild firma kan du också göra utlägg med privata pengar för firmans räkning.

Intäkter

Bokföra valutaomräkning

Handlar du med utländska bolag i annan valuta behöver du räkna om beloppen till svenska kronor. Kursdifferenser uppstår mellan bokförings- och betalningstillfällen.

Intäkter

Bokföra varulager

Varulager är de varor du köpt för att sälja vidare. De aktiveras som en tillgång och kostnadsförs när de faktiskt säljs, inte när de köps. Gäller alla som har ett fysiskt varulager.

Bokslut & Årsredovisning

Bokföra årets resultat

Årets resultat, vinst eller förlust, förs över från resultaträkningen till balansräkningen vid bokslutet. Det är en av de sista posterna att bokföra.

Bokslut & Årsredovisning

Debit och Kredit

Debet och kredit: Det svåra sättet att göra bokföring enkelt Bokföring kan ibland verka som ett eget språk och till viss del är det precis vad det är. Ett språk för att kunna bokföra korrekt. Orden debet och kredit kan kännas främmande, men i grunden handlar det om ett tydligt och logiskt system som gör det möjligt att hålla ordning på företagets ekonomi. Så fungerar debet och kredit Varje affärshändelse är en förändring med två sidor inblandade. En sida tar emot ett värde (debet) och en annan lämnar ifrån sig ett värde (kredit). Inget uppstår ur tomma intet och ingenting försvinner. Allt flyttas från en sida till en annan. Detta dubbla perspektiv gör att företagets bokföring alltid balanserar. För varje krona som tillkommer någonstans, försvinner en krona någon annanstans. Det är kärnan i dubbel bokföring som Debet och Kredit upprätthåller. Principen om dubbel bokföring Dubbel bokföring är den modell som används i princip överallt i världen; hos små aktiebolag och enorma internationella koncerner. Denna struktur skapar en självkorrigerande logik som är otroligt kraftfull för att företag över tid, iterationer och situationer: Om debet och kredit inte balanserar vet man att bokföringen inte är korrekt. Det är just den inbyggda kontrollen som gjort systemet så hållbart genom århundradena. Ett klassiskt sätt att förstå sambandet mellan debet och kredit är att rita ett enkelt T på ett papper, där den vänstra sidan visar debet och den högra kredit (kallas även "T-konton"). När något köps in minskar bolagets pengar (tillgångarna), men något erhålls som kan användas i verksamheten (ett objekt som är en kostnad). När något säljs försvinner det ur verksamheten (en intäkt motsvarar det som försvinner) och något erhålls som betalning (vanligen likvida medel, i.e. pengar). Alla affärshändelser kan illustreras med detta enkla verktyg som i grunden är otroligt kraftfullt. Fyra typer av konton Ett företags affärshändelser och ekonomiska status kan summeras i fyra stora grupper. I dessa grupper finns det mindre subgrupper som delar upp gruppens innehåll i olika segment. Exempel på detta är: Grupp - Tillgång, Subgrupp - Omsättningstillgångar (till exempel Pengar). Dessa subgrupper representeras av konton med nummer mellan 1000 och 8999. Inom alla dessa unika kombinationer konton faller alltså alla möjliga affärshändelser i verksamheten (1200 avser t.ex. Materiella anläggningstillgångar och 5420 motsvarar kostnader för Mjukvara såsom Google eller Adobe). De fyra kontogrupper som finns är: 1000 - 1999: Tillgångar2000 - 2999: Skulder3000 - 3999: Intäkter4000 - 8999: Kostnader Den observante ser direkt att det finns 8000 unika kombinationer av konton, varav hela 5000 st för kostnader. Finns det verkligen så många olika affärshändelser? Nej. I takt med att verksamheten växer ökar dock komplexiteten i verksamheten och då kan man vilja dela upp större grupper i mindre segment. Ett vanligt mindre bolag använder mellan 50-200 st konton för att bokföra sin verksamhet. Att bokföra en affärshändelse Om vi går tillbaks till den grundläggande principen kring balansen av Debet och Kredit blir det snabbt tydligt hur kontogrupperna skall bokföras. Debet: Tar emot värde Vara köps in (kostnad)Maskin levereras (tillgång)Pengar kommer in på kontot (tillgång) Kredit: Lämnar ifrån sig värde Företaget tar ett lån och ett skuldebrev skapas för banken (skuld)En försäljning sker (intäkt)Pengar försvinner från kontot (tillgång) Saker som ankommer till bolaget (maskinen, varan) ökar bolagets Debet och saker som lämnas ifrån bolaget (skuldebrevet, försäljningen) ökar bolagets Kredit. Detta sker inte i isolering; en affärshändelse har alltid en lika stor Debet som Kredit. I fallet ovan kanske maskinen (debet) köps in med lånet (kredit), bolaget får pengar (debet) för sin försäljning (kredit) eller köper varan (debet) och använder då sitt företagskort (kredit). När man ser affärshändelser som ett utbyte av värden där Debet och Kredit representerar sidor av dessa värden blir det snabbt lätt att förstå hur affärshändelsen skall bokföras. Exempel Några exempel på hur värde-utbytet kan se ut vid olika vanliga affärshändelser. Tillgång En maskin köps in till företaget. Pengar (kredit) byts mot en tillgång i form av maskinen som kan användas i verksamheten i flera år (debet) Skuld Företaget tar ett lån hos en bank. Pengar (debet) byts mot en skuld hos banken (kredit) Intäkt En vara säljs till en kund som betalar med Swish. Bolaget lämnar i från sig varan (kredit) för att få pengar (debet). Kostnad Köpa hörlurar för pengar. Företaget minskar sina tillgångar i pengar (kredit) för att få ett par hörlurar (debet).Prenumerera på ett program med ett kreditkort. Företaget kan använda ett program (debet) och ökar sina skulder för att kunna göra detta (kredit). Vanliga frågor Hur vet man vilket konto som skall användas? Det vet man inte! Det är helt upp till dig själv att bestämma, då det idag inte finns någon standard för hur affärshändelser skall bokföras. Det finns ingen standard i Sverige som visar att affärshändelse X skall bokföras på konto Y. Vilken sida av Debet/Kredit ska jag bokföra på? Har bolaget fått något? Debet. Har bolaget lämnat ifrån sig något? Kredit.  Måste alla företag använda dubbel bokföring? Nej. Det finns ingen lag som påvisar att man måste använda dubbel bokföring. Däremot behöver alla bolag följa god redovisningssed som innebär att man konterar alla affärshändelser på bokföringskonton, vilket implicerar dubbel bokföring. Vad händer om debet och kredit inte balanserar? Då finns ett fel i bokföringen, ofta ett glömt belopp eller en felaktig motpost. Obalansen är kontrollmomentet som gör att man hittar felen i bokföringen! Kan ett konto ha både debet- och kreditposter? Ja, nästan alla konton har det. Om inte skulle de bara växa i takt med bolagets affärshändelser. Ett exempel är företagskontot: När någon betalar bolaget för dess tjänster får de pengar (debet) och när bolaget själv köper något ger de bort pengar i utbyte mot något annat (kredit). Måste man använda Debet och Kredit? Nej! Med Lumion slipper ni Debet, Kredit och kontoplaner. Lumion sköter bokföringslogiken i bakgrunden; det enda ni behöver göra är att skapa era affärshändelser efter att de uppstått.

Personal & Ägare

Julgåva till anställda

Du vill ge en julgåva som känns generös men som inte blir en onödig lönefråga i efterhand. Den vanliga missen är att gåvan råkar bli för dyr, eller att man väljer fel typ av presentkort. Då kan hela gåvan bli skattepliktig och du får extra jobb i lönekörningen. Här är en enkel checklista så du kan dela ut julgåvor och samtidigt ha ordning i bokföringen. Håll dig under gränsen (och räkna rätt) För att julgåvan ska vara skattefri för den anställda måste värdet hålla sig inom gränsen. Det är gåvans marknadsvärde inklusive moms som räknas. Två detaljer som gör livet enklare: Frakt och administration (t.ex. leveransavgift, paketering som leverantören tar betalt för) brukar inte räknas in i gåvans värde.Om du går över gränsen blir gåvan normalt skattepliktig från första kronan (inte bara “det som överstiger”). Praktiskt tips: Lägg dig lite under maxbeloppet. En gåva på “exakt max” blir ofta dyrare än du tror när något oväntat tillkommer. Välj rätt typ av gåva En julgåva behöver vara en “riktig" gåva, alltså inte pengar. Tänk så här: Kontanter är inte skattefri julgåva även om beloppet är under gränsvärdet.Presentkort som kan bytas mot pengar räknas i praktiken som pengar.Presentkort som inte kan lösas in mot pengar kan fungera bra (t.ex. ett presentkort som bara kan användas för varor / tjänster hos vissa butiker eller i en presentkortsportal, så länge det inte kan lösas in mot pengar). Praktiskt tips: Om du köper presentkort, be leverantören skriftligt bekräfta att kortet inte kan lösas in mot pengar. Spara det tillsammans med kvittot. Var givmild, annars kan den bli en löneförmån För att det ska vara en skattefri julgåva behöver du normalt ge den till alla anställda eller åtminstone till en större grupp. Det betyder i praktiken: Ge samma typ av gåva till alla (det gör det lätt att motivera och administrera).Undvik “bara till favoritpersonen på kontoret”-upplägg. Det blir lätt en skattepliktig förmån och dessutom dålig stämning (dyrast av allt). Och ja: även vissa uppdragstagare kan omfattas i liknande anda, men håll det enkelt och utgå från dina anställda om du vill minimera risken för fel. Bokföring och moms, så slipper du överraskningar Bokföringsmässigt vill du kunna visa tre saker: Vad du köpt (underlag/faktura)När du köpte det (datum)Att det var en julgåva till personalen (en kort notering räcker ofta, t.ex. “Julgåva 2025, utdelad till samtliga anställda”) Två viktiga punkter: Kostnaden för gåvan är normalt avdragsgill för företaget, oavsett om gåvan blir skattefri eller skattepliktig.Momsavdraget hänger däremot ihop med skattefriheten: är gåvan skattefri för den anställda brukar du kunna dra av momsen på inköpet. Blir den skattepliktig kan momsdelen bli en sämre affär. Om gåvan ändå blir skattepliktig: Hantera den som en skattepliktig förmån i lönen (så att den hamnar rätt i arbetsgivardeklarationen).Räkna med att det kommer påverka både skatt och arbetsgivaravgifter för de anställda. FAQ Måste alla få exakt liknande saker? Nej, men om du vill hålla det enkelt och säkert: Ja, sikta på liknande gåvor (eller tydligt likvärdigt) till alla. Kan jag ge pengar till välgörenhet i stället för julgåva? Om den anställda får välja “donation i stället för gåva” kan det behandlas som lön / förmån för den anställda. Om företaget på eget initiativ skänker pengar i stället för julgåvor blir de anställda normalt inte beskattade, men då kan avdragsrätten påverkas. Vad händer om någon slutar innan jul? Vill du vara konsekvent: koppla gåvan till att man är anställd vid ett visst datum och dokumentera det. Viktigast är att du har en tydlig, generell princip som gäller alla.

Moms & Skatt

Moms på mat

Mat kan vara allt från en smörgås i kassan till catering med personal på plats, eller en lunch där någon också tar ett glas vin. Och då kommer den klassiska frågan: vilken moms gäller? Bra nyhet: för vanlig mat är det oftast ganska rakt. Mindre bra nyhet: det finns några återkommande fällor (särskilt alkohol, kranvatten och konferensupplägg). Här är en enkel karta att navigera efter: Grundregeln: Mat (och många drycker) = 12% Livsmedel har normalt 12% moms. Det gäller både “råvaror” och färdig mat. Det som ofta ingår här (och som många blir osäkra på) är att även alkoholfria drycker räknas in i livsmedel och då blir det också normalt 12%. Praktiskt att tänka: Säljer du mat som ska ätas av människor? Utgå från 12%.Säljer du alkoholfritt att dricka till? Ofta samma: 12%. Café, restaurang och catering: 12% på plats, 6% take-away och alkohol 25 % Vad gäller mat eller dryck som en restaurang- eller cateringtjänst (typ servering, dukning, diskning, leverans som del av catering) är momsen normalt 12%. När det samtidigt ingår alkohol (vin, sprit eller starköl) är den delen 25%. Det innebär i praktiken att du behöver ha koll på två spår: Mat + alkoholfria drycker: normalt 12%Alkohol: 25% I fallet då det finns ett paket där alkohol ingår, behöver man vanligtvis dela upp priset så att rätt momssats hamnar på rätt del. Annars kommer inte momsen att stämma. Från 1 april 2026 gäller 6 procent på livsmedel i butik och take away. Restaurang och catering är kvar på 12 procent. Vanliga fällor (som gör att det plötsligt blir 25%) Här är tre saker som ofta gör småföretagare onödigt osäkra: 1) Kranvatten Vatten på flaska räknas typiskt som livsmedel (12%). Men kranvatten som en “produkt” och ska ha 25% moms. I vardagen löser många detta genom att inte ta betalt för kranvatten separat, men om du faktiskt säljer det som en egen post behöver du ta ut rätt moms. B) Djurfoder är inte “mat” i momsvärlden Säljer du hundgodis, kattmat eller foder? Då är det inte livsmedel för människor och då gäller normalt 25% moms (hunden tycker ju att det är livsmedel även om Skatteverket inte håller med). C) Konferensarrangemang Mat och fika som “ingår i konferensen” kan bedömas som en del av en annan tjänst, och då kan det bli 25% på hela eller delar av konferensen. Det här är en klassiker när man säljer paket med lokal + teknik + kaffe + lunch. Tumregel: om du säljer en konferens som helhet är det extra viktigt att du definierar vad du egentligen säljer, så momsen inte blir fel.

Prova gratis i 14 dagar.

Starta din gratis provperiod

Logga in tryggt med BankID · Prova innan du betalar · Ingen bindningstid