Representation kan vara
så här enkelt varje gång

Vad är representation?

Representation är när ert företag bjuder på något för att skapa eller behålla affärsrelationer. Det kan vara lunch, middag, fika, event eller gåvor. I bokföringen delas det upp i:

Reglerna för avdrag och moms skiljer sig mellan den interna och externa representationen.

Moms på representation

Med andra affärshändelser brukar man kunna bokföra all moms på kvittot eller fakturan, men för representation är detta inte fallet. För varje representations-kostnad finns det gränsvärden kring hur mycket moms man får ta med när de ska bokföras. Detta gör beräkningen av representation mer komplex än andra kostnader. Några exempel kring vanliga momsavdrag på representation:

Moms över dessa gränsvärden blir en kostnad som bolaget behöver skatta för (ej avdragsgill).

Bokföring av representation

Många företag gör fel när de bokför representation. Inte för att det är svårt, utan för att reglerna är otydliga och svåra för småföretagare att förstå. För att hjälpa företagare göra rätt har vi byggt en kalkylator ni kan använda för varje kvitto. Mata in totalbeloppet, välj vad det gällde och hur många som deltog, så ser ni direkt hur mycket som är avdragsgillt, hur mycket moms ni får lyfta och vilka BAS-konton som gäller.

Fikadags

Som företag får man bjuda på fika vilket brukar innebära kaffe, snacks, mindre tilltugg och liknande. Från Skatteverkets sida räknas kostnaden då som "enklare förtäring". Man får köpa fika för 60 kr per person (ex moms), och den kostnaden är avdragsgill precis som andra kostnader. Fika som är dyrare än det skattar man extra för på den överskjutande delen. Kostnaden upp till 60 kr och momsen upp till 7 kr är okej, men allt över det (både moms och kostnad) blir då en kostnad som man skattar för i Inkomstdeklarationen. Det viktiga är att det verkligen handlar om fika, inte en hel måltid. En kopp kaffe och en bulle, eller en smörgås på ett möte, går bra. En större lunch eller middag gör det inte. Gränsen går när fikat ersätter en måltid (en matig macka är en måltid, men macka med ost är nog snarare fika).

Mat: lunch och middag

Den absolut vanligaste representationen: Mat i form av lunch eller middag, med personal eller kunder. Affärsluncher eller middagar är vanliga för att bygga relationer och diskutera med sina kunder och anställda, varför de till viss del får tas upp i företaget. Man får bjuda på lunch eller middag men kostnaden behöver man dessvärre alltid skatta för, oavsett belopp. Tidigare behövde man inte alltid skatta för mat i bolaget. Möjligheten togs bort 2017 för att begränsa möjligheten att använda bolagets medel för privata måltider. Momsen för kostnaden upp till 300 kr får man dock ta med. Den maximala momsen är således 75 kr (25% av 300 kr) per person, men vanligast är att beloppet är lägre då mat endast har 12 % moms.

Gåvor

Gåvor till kunder räknas ofta som representation. Man får oftast bara köpa enklare reklamgåvor (t.ex. pennor, muggar) under 300 kr exkl. moms. Gåvor över detta värde skattar man extra för. Gåvor till anställda har egna regler, t.ex. julgåva eller jubileumsgåva, som ofta är skattefria upp till 550 kr.

Event och aktiviteter

Sammanfattning

Representation är ett vanligt och komplext ämne för småföretagare, då de ofta har kostnader för affärsluncher och personalvård. Reglerna är snåriga och kan vara otydliga, men med Lumion slipper ni räkna manuellt. Vår kalkylator visar direkt hur kostnaden kan bokföras, så att ni slipper misstag i bokföringen.