Digital aktiebok, håll koll på bolagets aktieägare. Från 29 kr/mån.

Aktieboken har två uppgifter enligt lagen. Den ligger till grund för aktieägarnas rättigheter mot bolaget, och den ger bolaget, ägarna och andra ett underlag för att bedöma vem som äger bolaget (5 kap. 1 §). Ska du sälja aktier, ta in en delägare eller hålla bolagsstämma är aktieboken det första man tittar på. Rätt att delta i bolagsstämman har bara den som är införd i aktieboken på stämmodagen (7 kap. 2 §).

Skillnaden mot ett Excel-ark eller en pärm är att allt finns på ett ställe och uppdateras direkt när något händer. I Lumions aktiebok lägger du till aktieägarna, numrerar aktierna och skapar händelser som bolagets bildande, nyemissioner och överlåtelser. Du ser hur ägandet har förändrats över tid och kan exportera aktieboken som PDF. Bokför ni i Fortnox kan du hämta aktieägarna därifrån.

Måste ett aktiebolag ha en aktiebok?

Ja. Aktiebolagslagen säger att det i ett aktiebolag ska finnas en aktiebok (5 kap. 1 §). Det gäller alla aktiebolag, även ett bolag med en enda ägare. Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har skrivit under stiftelseurkunden, och de tecknade aktierna ska genast föras in (5 kap. 8 §). Den ska alltså finnas redan innan bolaget är registrerat hos Bolagsverket.

I ett bolag som inte är avstämningsbolag, vilket gäller de flesta små aktiebolag, är det styrelsen som ansvarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig (5 kap. 7 §). Startar du bolaget själv är det alltså du. Läs mer i vår guide för aktiebolag, om hur du startar aktiebolag och hur du bokför aktiekapitalet.

Köper du ett lagerbolag ska du föras in som ny ägare. När någon styrker att den har förvärvat aktier ska styrelsen genast föra in den nya ägaren i aktieboken (5 kap. 9 §).

Vad ska stå i aktieboken?

I ett bolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken innehålla uppgift om (5 kap. 5 §):

• Varje akties nummer. Aktierna tas upp i nummerföljd.
• Aktieägarnas namn, personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer samt postadress.
• Aktieslag, alltså vilket slag varje aktie tillhör, om bolaget har aktier av olika slag.
• Aktiebrev, det vill säga om aktiebrev har utfärdats.
• Förbehåll, om aktien omfattas av ett förbehåll i bolagsordningen, till exempel samtyckes-, förköps- eller hembudsförbehåll.

Varje införing och anteckning ska dateras, om tidpunkten inte framgår av annat material (5 kap. 9 §). Gör bolaget en nyemission ska de tilldelade aktierna genast föras in i aktieboken (13 kap. 18 §). Läs mer om hur du bokför en nyemission.

Avstämningsbolag, alltså bolag vars aktier är anslutna till en värdepapperscentral, har delvis andra regler, och där kan värdepapperscentralen föra aktieboken (5 kap. 11 till 19 §§).

Får aktieboken vara digital?

Ja, och det är huvudregeln. Enligt 5 kap. 2 § ska aktieboken föras med automatiserad behandling, alltså digitalt. Bolag som inte är avstämningsbolag får även föra den i en bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Lagen pekar inte ut något särskilt program, så det viktiga är att rätt uppgifter finns med och att ändringar dateras.

Hur länge ska aktieboken sparas?

Aktieboken ska bevaras så länge bolaget finns och minst tio år efter att bolaget har upplösts. Förs den digitalt ska uppgifter som tagits bort ur aktieboken sparas i minst tio år. Går ni över från en pappersbok till en digital aktiebok ska den gamla boken sparas i minst tio år efter att alla aktier förts in i den nya (5 kap. 3 §).