Avdrag för arbetskläder

Gränsen mellan arbetskläder och vanliga kläder kan upplevas trådtunn. Det låter enkelt, sätt en logga på kläderna så är de arbetskläder, men är det verkligen så enkelt?

I praktiken handlar det om detta: är plagget något du (eller din anställda) rimligen kan använda privat? Om svaret är ja, då är det oftast inte en avdragsgill företagskostnad eller så blir det en skattepliktig förmån om företaget betalar.

Här är en enkel tumregel och hur du gör rätt utan krångel:

När kan man köpa arbetskläder på företaget?

Du är på säker mark när kläderna är tydligt kopplade till jobbet och inte går att använda privat. Typiskt okej:

• Skyddskläder/skyddsutrustning (t.ex. plagg med skyddsegenskaper eller som slits/nedsmutsas extremt i jobbet)
• Uniform (en tydlig, fastställd klädsel som markerar roll/befattning)
• Tydligt yrkesanpassade plagg som inte känns som “vardagskläder” (t.ex. hantverksbyxor med verktygsfickor/knäskydd)

Däremot är du ofta ute på hal is med:

• kostym, skjorta, kostymbyxor, vanliga jackor
• svarta jeans "för att jag jobbar i butik”
• träningskläder “för att jag rör mig mycket i jobbet”

Att du använder kläderna på jobbet gör dem inte automatiskt till arbetskläder. Det måste vara rimligt att de inte är privata kläder.

Profilkläder och logga, räcker det att brodera in en logotyp?

Logga hjälper, men den är absolut inte en magisk sköld.

För att vanliga plagg (som annars hade kunnat användas privat) ska kunna ses som “arbetskläder” i praktiken behöver flera saker gälla:

• de faktiskt är till för tjänsten
• det är obligatoriskt att använda dem i jobbet
• de är enhetliga för personalen (inte “valfri hoodie”)
• de är tydligt märkta så de avviker från vanliga plagg

Om du vill köra profilkläder gör dem då tydliga, enhetliga och "jobbiga" att bära på lördagskvällen. Då blir det enklare i både bokföring och vid frågor i efterhand.

Så gör du praktiskt i bokföringen

Tänk i två spår: vem använder kläderna och kan de användas privat?

1) Enskild firma

• Är det plagg som inte passar privat och har tydlig jobbfunktion? Då kan det normalt vara en företagskostnad.
• Är det “vanliga kläder”? Då är det i praktiken en privat kostnad (även om du bara bär dem på jobbet).

Skriv gärna en kort anteckning på underlaget: “Hantverksbyxor med knäskydd, används i uppdrag, ej privat.”

2) Aktiebolag

• Om kläderna uppfyller kraven för arbetskläder: hantera som vanlig personalkostnad.
• Om kläderna kan användas privat: då är det ofta en förmån som ska med på den anställdas lön.

Undvik ersättning för privata inköp

Om den anställda (eller du) köper kläder privat och företaget “ersätter”, blir det lätt fel och kan bedömas annorlunda än om företaget köper in dem. Enklare: låt företaget köpa kläderna direkt när det ska vara arbetskläder.