Kontrollbalansräkningen är en av de få delarna av aktiebolagslagen som kräver omedelbar handling, inte något som kan skjutas till nästa årsredovisning. Reglerna finns i 25 kapitlet aktiebolagslagen, paragraf 13 till 20.
Gränsen: halva aktiekapitalet
Så fort det finns skäl att anta att bolagets eget kapital understiger halva det registrerade aktiekapitalet ska styrelsen omedelbart upprätta en kontrollbalansräkning. Det räcker med en välgrundad misstanke, styrelsen behöver inte vänta på att det är helt säkert.
En kontrollbalansräkning upprättas enligt samma regler som årsredovisningen, men vissa justeringar är tillåtna. Tillgångar får tas upp till ett högre värde, eller till nettoförsäljningsvärdet, och skulder och avsättningar till ett lägre, så länge värderingen är förenlig med god redovisningssed. Obeskattade reserver delas upp på eget kapital och uppskjuten skatteskuld, och justeringarna ska redovisas särskilt. Det innebär att kontrollbalansräkningen kan visa ett högre eget kapital än den ordinarie balansräkningen, till exempel om bolaget har en fastighet som är värd mer än det bokförda värdet.
Om kapitalet verkligen är förbrukat
Visar kontrollbalansräkningen att eget kapital faktiskt understiger halva aktiekapitalet ska styrelsen snarast möjligt kalla till en första kontrollstämma. På den stämman beslutar aktieägarna antingen att bolaget ska gå i likvidation, eller att fortsätta driva verksamheten.
Väljer stämman att fortsätta ska en andra kontrollstämma hållas senast åtta månader efter den första. Vid den andra stämman ska en ny kontrollbalansräkning visa att det egna kapitalet är helt återställt till minst det registrerade aktiekapitalet, inte bara över halva gränsen.
Vad händer om styrelsen inte agerar
Är kapitalet fortfarande inte återställt vid den andra kontrollstämman, eller hålls ingen andra kontrollstämma inom åtta månader, ska styrelsen inom två veckor ansöka om likvidation hos tingsrätten. Missar styrelsen det, eller redan tidigare att upprätta kontrollbalansräkningen eller kalla till första kontrollstämman, svarar ledamöterna solidariskt för de förpliktelser som bolaget får medan underlåtenheten pågår. Ansvaret gäller inte den som visar att hen inte varit försumlig.
Vanliga misstag
- Väntar med kontrollbalansräkningen till nästa ordinarie bokslut istället för att agera direkt.
- Missar att tillgångar med övervärden får tas upp till ett högre värde enligt god redovisningssed, och visar därför ett sämre eget kapital än nödvändigt.
- Missar tidsfristen på åtta månader för den andra kontrollstämman och ansöker sedan inte om likvidation inom två veckor, vilket utlöser det personliga ansvaret.