Bokföra konferens

Bokför en konferens för personalen på 7690 Övriga personalkostnader, logi på 5831 Kost och logi i Sverige och resor på 5810 Biljetter. Ett konferenspaket med lokal, teknik, fika och måltider har 25 procent moms på hela paketet. Logi och hotellfrukost har 12 procent. Momsen får du dra av när konferensen har ett tydligt samband med verksamheten.

Vilket konto bokförs konferens på?

BAS-kontoplanen har inget eget konto för konferens. Välj konto efter vad konferensen gäller:

• Konferens för den egna personalen, till exempel en planeringsdag eller kick-off: 7690 Övriga personalkostnader.
• Kurs, utbildning eller deltagaravgift till en extern konferens: 7610 Utbildning.
• Logi och hotellfrukost: 5831 Kost och logi i Sverige, eller 5832 Kost och logi i utlandet.
• Tåg, flyg och buss till och från konferensen: 5810 Biljetter.
• Middag eller fest för personalen som inte ingår i konferensen: 7631 Personalrepresentation, avdragsgill, och 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill.
• Måltider med kunder och andra affärskontakter: 6071 Representation, avdragsgill, och 6072 Representation, ej avdragsgill.
• Momsen: 2641 Debiterad ingående moms.

Vilken moms är det på konferens?

Ett konferensarrangemang räknas som en enda tjänst, även när det innehåller lokal, personal, teknisk utrustning, fika och måltider. Hela paketet har därför 25 procent moms, också lunchen och kaffet som annars skulle ha 12 procent på en restaurang.

Logi och hotellfrukost ingår normalt inte i konferensarrangemanget. De har 12 procent moms och står ofta som egna rader på fakturan, så en faktura från en konferensanläggning har ofta två momssatser. Dela upp kostnaden på rätt konton, konferensen på 7690 och logi på 5831. All ingående moms bokförs på 2641.

Har du bara totalbeloppen kan du räkna bort moms för varje del i vår momskalkylator, med 25 procent för konferensen och 12 procent för logi.

Hyr du bara en lokal, utan fika, teknik eller andra tjänster, är det inget konferensarrangemang. Uthyrning av lokaler är som huvudregel momsfri, så då kan fakturan sakna moms.

Är mat på konferens avdragsgill?

Det beror på om maten hör till själva konferensen.

• Lunch och fika som ingår i konferensen: är en del av konferenskostnaden. Har konferensen ett tydligt program och samband med verksamheten bokförs hela paketet som en vanlig kostnad, och momsen dras av som för andra inköp.
• Middag, fest eller nöjesaktivitet som inte hör till konferensen: räknas som representation. Lunch och middag är då inte avdragsgilla vid inkomstbeskattningen, och momsen får bara dras av på högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.

Blir nöje och avkoppling en stor del av konferensen kan avdraget begränsas eller nekas helt. Spara därför programmet och notera syfte och deltagare.

För de anställda är maten vid en intern konferens, som en planeringskonferens eller kick-off, normalt en skattefri förmån om sammankomsten är tillfällig och pågår högst en vecka. En vanlig arbetslunch för att planera det löpande arbetet är däremot en skattepliktig kostförmån.

Hur bokför man en konferensresa?

En konferensresa bokförs på flera konton: resan på 5810 Biljetter, hotellet på 5831 och själva konferensen på 7690 eller 7610. Inrikes resor med tåg, flyg och buss har 6 procent moms, hotell 12 procent och konferenspaketet 25 procent.

För avdrag ska resan ha ett samband med verksamhetens inriktning och vara ekonomiskt motiverad. Består resan till stor del av nöje och avkoppling får du bara avdrag för en del av kostnaden eller inget alls.

För en anställd är en konferensresa normalt skattefri när den till största delen består av arbete. Skatteverket nämner bland annat minst sex timmar effektivt arbete per dag och att det bör finnas ett detaljerat program. Följer en partner med är partnerns del en skattepliktig förmån.

Läs mer om logi i Moms på hotell och om resor i Bokföra hotell och resor.

I Lumion väljer du vad du har köpt, så hamnar konferensen, logi och momsen på rätt konton. Med Lumion Gratis kan du bokföra upp till 25 affärshändelser per år utan kostnad.