Bokföra leverantörsfaktura

Bokföra leverantörsfaktura gör du i två steg. När fakturan kommer bokför du kostnaden och den ingående momsen på 2640 i debet, och skulden i kredit på 2440 Leverantörsskulder. När du betalar bokför du bort skulden mot företagskontot 1930. Kommer fakturan från ett utländskt företag utan moms gäller oftast omvänd moms, som du själv bokför på 2614 och 2645.

Nyckeln är att skilja på tre saker: när fakturan kommer in, vad den avser och när den betalas. Då blir det både lättare att hålla koll på skulderna (vad du är skyldig) och enklare att få momsen rätt.

Vad är en leverantörsfaktura?

En leverantörsfaktura är en faktura som ditt företag har fått från ett annat företag för något du har köpt, till exempel IT-tjänster, kontorsmaterial eller arbete från en underleverantör. Så länge den inte är betald är den en leverantörsskuld, alltså pengar du är skyldig, och den bokförs i kredit på konto 2440 Leverantörsskulder.

Det spelar ingen roll om den kom som pdf, pappersfaktura eller via en fakturaportal. Logiken i bokföringen är densamma.

Hur bokför jag en leverantörsskuld?

Leverantörsskulden uppstår när fakturan kommer och bokförs i kredit på 2440 med fakturans hela belopp inklusive moms. När du betalar bokför du samma belopp i debet på 2440 och i kredit på 1930, så att skulden blir noll. Saldot på 2440 ska alltid stämma med summan av dina obetalda leverantörsfakturor, och det är bra att stämma av det varje månad.

Hur bokför jag en kreditfaktura från en leverantör?

En kreditfaktura minskar det du är skyldig, så du bokför den spegelvänt mot den ursprungliga fakturan: debet 2440 och kredit på kostnadskontot och på 2640 Ingående moms. Om fakturan redan är betald blir det i stället en fordran på leverantören, som kvittas mot nästa faktura eller betalas tillbaka.

Hur bokför jag fakturaavgifter från leverantörer?

En fakturaavgift är en del av priset för det du köper och har samma momssats som köpet. Bokför den därför på samma kostnadskonto som resten av fakturan och dra av momsen som vanligt.

När ska fakturan in i bokföringen?

Tänk så här: när du får en leverantörsfaktura har du fått ett “kvitto på en skuld”. Så fort fakturan har kommit till dig ska den därför in i bokföringen som en leverantörsfaktura, även om du betalar den senare (det är själva poängen med att bokföra uppkomna skulder).

Moms-mässigt är tumregeln lika praktisk: ingående moms tas normalt upp när du tar emot inköpsfakturan (ofta på ankomstdagen).

Vill du kontrollera att momsbeloppet på fakturan stämmer kan du räkna ut momsen i vår momskalkylator.

Snabbcheck innan du bokför fakturan

Innan du “godkänner” fakturan, kolla dessa tre saker:

1. Är det verkligen ditt företag som är köpare? Namn/adress och gärna organisationsnummer ska stämma (det här minskar risken för att du bokför någon annans faktura eller en bedräglig faktura av misstag).
2. Finns det tillräckligt med info på fakturan? En faktura/verifikation ska gå att förstå i efterhand: datum, motpart, vad det gäller och belopp. Och om det är moms ska fakturan innehålla uppgifter som gör att momsen går att bedöma.
3. Moms: ser den rimlig ut, och är det rätt typ av köp? Vissa inköp har specialhantering (t.ex. omvänd betalningsskyldighet). Vid omvänd moms kan du behöva räkna fram momsen själv och redovisa den på ett annat sätt än “vanlig svensk moms på fakturan”.

Kostnaden ska hamna i rätt period (ibland i år, ibland nästa år)

De flesta leverantörsfakturor är enkla: fakturan avser något som hör till samma period som du jobbar i och då bokför du den rakt av när den kommer.

Men: om fakturan avser något som sträcker sig över tid (t.ex. hyra, leasing, försäkring) behöver du ibland dela upp kostnaden så att den hamnar i rätt räkenskapsår. Det här kallas periodisering och är en typisk bokslutsgrej.
Praktiskt:

• Betalar du för något i förskott (t.ex. försäkring jan till dec nästa år) → hela kostnaden ska inte “boosta” årets resultat.
• Har du förbrukat något men fakturan kommer efter årsskiftet → då kan kostnaden behöva hamna på “förra året”, trots att fakturan kommer senare.

Betalningen: matcha och stäm av (så slipper du fel och spökfakturor)

När du betalar är det viktigaste att tänka på att betalningen blir korrekt. Detta är lättare sagt än gjort, men en snabb dubbelkoll på: OCR-nummer, Bankgiro/konto och belopp minskar snabbt risken för fel.

Ett enkelt arbetssätt i Lumion är:

• Lägg in fakturan i Lumion när den kommer.
• Välj fakturan och klicka på betala.
• Godkänn betalningen.
• Betalningen bokförs och fakturan är betald!