Bokföra leverantörsfaktura

Ibland känns leverantörsfakturor som en oändlig inkorg: pdf i mejlen, pappersfakturor på skrivbordet och “den där påminnelsen” som dök upp när man minst ville det. Men bokföringsmässigt är det faktiskt ganska enkelt, om du gör samma sak varje gång.

Nyckeln är att skilja på tre saker: när fakturan kommer in, vad den avser och när den betalas. Då blir det både lättare att hålla koll på skulderna (vad du är skyldig) och enklare att få momsen rätt.

Hur hanterar man leverantörsfakturor i bokföringen utan att missa moms, perioder eller att något hamnar mellan stolarna? Läs vidare!

Vad är en leverantörsfaktura

En leverantörsfaktura är en faktura du fått från ett annat företag för något du köpt, till exempel IT-tjänster, kontorsmaterial eller en underleverantör. I bokföringen kallas den ibland leverantörsskuld, för att det är pengar du ännu inte betalat.

Det spelar ingen roll om den kom som pdf, pappersfaktura eller via ett fakturaportalen. Logiken i bokföringen är densamma.

När ska fakturan in i bokföringen?

Tänk så här: när du får en leverantörsfaktura har du fått ett “kvitto på en skuld”. Så fort fakturan har kommit till dig ska den därför in i bokföringen som en leverantörsfaktura, även om du betalar den senare (det är själva poängen med att bokföra uppkomna skulder).

Moms-mässigt är tumregeln lika praktisk: ingående moms tas normalt upp när du tar emot inköpsfakturan (ofta på ankomstdagen).

Snabbcheck innan du bokför fakturan

Innan du “godkänner” fakturan, kolla dessa tre saker:

1. Är det verkligen ditt företag som är köpare? Namn/adress och gärna organisationsnummer ska stämma (det här minskar risken för att du bokför någon annans faktura eller en bedräglig faktura av misstag).
2. Finns det tillräckligt med info på fakturan? En faktura/verifikation ska gå att förstå i efterhand: datum, motpart, vad det gäller och belopp. Och om det är moms ska fakturan innehålla uppgifter som gör att momsen går att bedöma.
3. Moms: ser den rimlig ut – och är det rätt typ av köp? Vissa inköp har specialhantering (t.ex. omvänd betalningsskyldighet). Vid omvänd moms kan du behöva räkna fram momsen själv och redovisa den på ett annat sätt än “vanlig svensk moms på fakturan”.

Kostnaden ska hamna i rätt period (ibland i år, ibland nästa år)

De flesta leverantörsfakturor är enkla: fakturan avser något som hör till samma period som du jobbar i och då bokför du den rakt av när den kommer.

Men: om fakturan avser något som sträcker sig över tid (t.ex. hyra, leasing, försäkring) behöver du ibland dela upp kostnaden så att den hamnar i rätt räkenskapsår. Det här kallas periodisering och är en typisk bokslutsgrej.
Praktiskt:

• Betalar du för något i förskott (t.ex. försäkring jan–dec nästa år) → hela kostnaden ska inte “boosta” årets resultat.
• Har du förbrukat något men fakturan kommer efter årsskiftet → då kan kostnaden behöva hamna på “förra året”, trots att fakturan kommer senare.

Betalningen: matcha och stäm av (så slipper du fel och spökfakturor)

När du betalar är det viktigaste att tänka på att betalningen blir korrekt. Detta är lättare sagt än gjort, men en snabb dubbelkoll på: OCR-nummer, Bankgiro/konto och belopp minskar snabbt risken för fel.

Ett enkelt arbetssätt i Lumion är:

• Lägg in fakturan i Lumion när den kommer.
• Välj fakturan och klicka på betala.
• Godkänn betalningen.
• Betalningen bokförs och fakturan är betald!