Bokföra påminnelseavgift

En kund som betalar för sent är tråkigt, men själva bokföringen av påminnelseavgiften är enkel när du vet vad som gäller. Och ibland är det tvärtom: du har själv missat en faktura och får en påminnelse med avgift från en leverantör. Här går vi igenom båda sidorna, plus dröjsmålsräntan som ofta följer med.

Vad får du ta ut i påminnelseavgift?

Reglerna finns i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Kortversionen:

• Det måste vara avtalat i förväg. Kunden behöver bara betala för en skriftlig påminnelse om ni kom överens om det senast när skulden uppstod, till exempel i avtalet eller i dina köpvillkor. Det räcker inte att skriva det först i påminnelsen.
• Högst 60 kr. Lagen sätter taket för en skriftlig betalningspåminnelse till 60 kr, om det inte finns särskilda skäl.
• Mellan företag finns förseningsersättning. Är kunden ett företag eller en myndighet och du har rätt till dröjsmålsränta, har du också rätt till en förseningsersättning på 450 kr. Påminnelse- och inkassoavgifter får då bara tas ut till den del de tillsammans blir mer än 450 kr. I praktiken tar du alltså ut förseningsersättningen i stället för påminnelseavgiften.

Ingen moms på påminnelseavgiften

En påminnelseavgift är ingen betalning för en vara eller tjänst. Skatteverket ser den som en ersättning för dina kostnader för att få betalt, närmast ett slags skadestånd, och därför ligger den utanför momsen. Du lägger alltså inte på moms på avgiften. Och när du själv betalar en leverantörs påminnelseavgift finns det ingen ingående moms att dra av. Samma sak gäller dröjsmålsränta.

Dröjsmålsränta är en egen sak

Utöver avgiften får du ta ut dröjsmålsränta på det försenade beloppet. Har ni inte avtalat något annat är räntan enligt räntelagen Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Har fakturan en bestämd förfallodag räknas räntan från den dagen. Räntan bokförs bland de finansiella posterna, inte tillsammans med avgiften.

Vilka konton används?

BAS-kontoplanen har inget eget konto för påminnelseavgifter, så du väljer ett konto som passar. Så här brukar det se ut:

• Avgift du tar ut av en kund: en intäkt, till exempel 3590 Övriga fakturerade kostnader. Vissa bokföringsprogram har ett eget underkonto för förseningsavgifter utan moms.
• Dröjsmålsränta från en kund: 8313 Ränteintäkter från kortfristiga fordringar.
• Avgift du betalar till en leverantör: en kostnad, till exempel 6990 Övriga externa kostnader.
• Dröjsmålsränta du betalar: 8422 Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder.

Det viktiga är att avgiften bokförs utan moms och att räntan hålls isär från avgiften.

När ska avgiften bokföras?

Det är aldrig säkert att kunden betalar påminnelseavgiften. Därför bokför många avgiften först när pengarna kommer in, tillsammans med betalningen av fakturan. Så är exemplen nedan gjorda. En påminnelseavgift som du själv betalar till en leverantör bokför du som en kostnad, oftast i samma verifikation som betalningen.

I Lumion bokför du kundens betalning mot fakturan och lägger avgiften på en egen rad. Med Lumion Gratis kan du bokföra upp till 25 affärshändelser per år utan kostnad.