Bokföra presentkort

Bokföra presentkort till kund gör du på 2421 Ej inlösta presentkort när du säljer ett vanligt presentkort: debet 1930 och kredit 2421, utan moms. Försäljningen och momsen bokförs först när kunden löser in kortet. Ger du i stället bort ett presentkort som gåva till en kund är det en representationsgåva, som bokförs på 6071 eller 6072.

När du säljer ett presentkort får du pengar nu, även om kunden ska köpa något långt senare. Bokföringsmässigt betyder det: bolaget har en skuld till kunden tills presentkortet används (du är skyldig att leverera varor/tjänster men vet ännu inte vilka, endast beloppet). Den stora fallgropen är att råka ta upp intäkten (och ibland moms) för tidigt och sedan en gång till när kunden löser in presentkortet.

Det finns också en detalj som avgör när momsen ska med: vissa presentkort räknas som “enfunktionsvoucher” och vissa som “flerfunktionsvoucher”. Skillnaden är i praktiken: är momsen redan känd när du säljer presentkortet eller inte? Läs vidare!

Hur bokför man försäljning av presentkort?

För de flesta småföretag är presentkort ett förskott från kund. Du har inte levererat något i stunden, så pengarna är inte “färdig” försäljning än.

Praktiskt upplägg:

• När du säljer presentkortet: behandla beloppet som ej utnyttjat presentkort (skuld).
• När kunden betalar med presentkortet: då flyttar du beloppet från “presentkortsskuld” till försäljning.

Det här tänket linjerar med grundidén att intäkter ska hamna i rätt period (du ska inte visa vinst idag för något du ska leverera senare).

Det finns två olika sorters "Presentkort"

Att använda ordet "Presentkort" är egentligen missvisande, då de kan utformas på två olika sätt:

1) Kupong: Avser bara en viss sak

Om presentkortet bara avser en viss vara/tjänst kallas det för en "enfunktionsvoucher". Presentkortet har bokstavligt talat en funktion: att bytas mot en vara/tjänst. "Kupong" är ett bra namn på denna sorts presentkort då man direkt kan använda kuponger på detta vis.

Typiskt exempel: “Presentkort för 60 min massage i Sverige” (en bestämd tjänst med bestämd momssats).

För Kuponger är ofta momssats och plats är kända redan när kortet säljs. Då ska överlåtelsen av presentkortet behandlas som att du i praktiken redan har sålt varan/tjänsten och momsen ska med redan då.

2) Presentkort: Motsvarar pengar i affären

Om presentkortet kan användas för flera varor/tjänster och i princip är "x mängd pengar att handla för i affären" kallas för "flerfunktionsvoucher". Presentkortet har alltså, bokstavligt talat, flera funktioner i affären. Detta avser ett "rent" presentkort och kallas därför oftast för just "Presentkort".

Typiskt exempel: presentkort i affär där man kan köpa valfria saker för 500 kr

Momsen och försäljningen uppstår först när kunden faktiskt köper något och använder presentkortet.

Måste man betala moms på presentkort?

Det beror på typen. På ett vanligt presentkort som kan användas till olika varor eller tjänster, en flerfunktionsvoucher, tar du inte ut någon moms när du säljer det. Momsen tas ut när kunden handlar, med den momssats som gäller för det kunden köper. På ett presentkort för en bestämd vara eller tjänst, en enfunktionsvoucher, tar du ut momsen redan vid försäljningen.

Hur bokför jag ett presentkort som gåva till kund?

Du får ge gåvor till kunder, men avdraget är begränsat. Ett presentkort som du ger bort till en kund eller affärskontakt är en representationsgåva. Avdrag ges med skäligt belopp, högst 300 kr exklusive moms per mottagare, och gåvan ska ha ett omedelbart samband med verksamheten, till exempel när ett kundföretag firar jubileum. Gåvor till affärsförbindelser i samband med helger, som julklappar, eller deras personliga högtidsdagar är inte avdragsgilla. Bokför den avdragsgilla delen på 6071 Representation, avdragsgill och resten på 6072 Representation, ej avdragsgill. Ett vanligt presentkort innehåller ingen moms, så det finns ingen moms att dra av.

Vad händer när presentkortet löper ut?

Så länge presentkortet är giltigt har du i praktiken en skyldighet mot kunden. När giltighetstiden är passerad (och enligt dina villkor inte längre kan användas) brukar man ta bort skulden och bokföra det som intäkt.

• Kupong: Ingen händelse. Intäkten och momsen har redan inträffat vid försäljningen
• Presentkort: Skulden för presentkortet tas bort och en övrig intäkt utan moms tas upp.