Bokföra Swish

När du börjar ta betalt med Swish händer två saker samtidigt: du får betalt snabbt och du får plötsligt många små betalningar som ska bokföras. Det vanligaste misstaget är att behandla Swish som “kontanter”, eller att nöja sig med en Swish-notis som underlag. Med några enkla rutiner blir Swish i stället superenkelt

Spara rätt underlag för enkel bokföring

För att Swish ska enkelt att bokföring så behöver du två typer av underlag:

1. Kvitto/faktura för försäljningen: Det är den som visar vad du sålde, datum och belopp (och eventuellt moms).
2. Sammanställning som visar Swish-betalningarna: Det kan vara en separat specifikation/transaktionslista från banken och om du inte får en sådan kan bankkontoutdraget fungera som sammanställning.

Tips som sparar tid

Gör det till en vana att varje vecka (eller varje dag om du har många köp) jämföra:

• dagens eller veckans försäljning som är betald med Swish mot
• insättningarna / transaktionerna som syns på banken.

Då upptäcker du fel direkt (t.ex. dubbelregistrerat kvitto, återbetalning, fel belopp).

Avgifter och “nettoinsättningar”

I många upplägg kan det förekomma avgifter kopplade till Swish eller betaltjänster. Då kan du se något som känns fel vid första anblick:

• Kunden betalar 100 kr
• Banken sätter in 98,50 kr
• 1,50 kr i transaktionsavgift

Försäljningen är fortfarande 100 kr, trots att du endast får 98,5 kr. Avgiften är en separat kostnad. När du stämmer av ska du alltså få ihop: insatt belopp + avgifter = det kunderna betalade. Enklast att göra detta är att bokföra hela försäljningen för sig (100 kr) och avgiften för sig (1,5 kr). Spara underlaget som visar avgiften (ofta syns den på kontoutdraget eller på en separat avgiftsspecifikation).

Om du säljer över disk: glöm inte kvittot (och ev. kassan)

Tar du betalt i en fysisk situation (t.ex. salong, café, studio, marknad), behöver kunden normalt kunna få kvitto, oavsett om kunden betalar med sedlar, kort eller Swish.

Och om din verksamhet omfattas av kassaregler, räknas Swish som en elektronisk betalning som i praktiken likställs med kortbetalning. Det betyder att man ändå behöver kvitton och underlag trots att "man bara tar Swish". (Det finns undantag för vissa små verksamheter och vissa arbetssätt – men grundtänket är: Swish ändrar inte kravet på ordning, bara hur pengarna rör sig.)