Vägen från färdigt bokslut till en inlämnad årsredovisning består av fem steg som måste ske i en bestämd ordning, med datum som bygger på varandra. Bryts ordningen, till exempel genom att fastställelseintyget dateras före stämman, är det ett av de vanligaste skälen till att Bolagsverket begär komplettering.
De fem stegen
- Bokslutet färdigställs. Resultat- och balansräkning stäms av för räkenskapsåret.
- Styrelsen undertecknar årsredovisningen. Daterad den dag innehållet slutgiltigt fastställdes av styrelsen, inte ett tidigare datum.
- Årsstämman hålls. Inom sex månader efter räkenskapsårets slut. Stämman beslutar att fastställa resultat- och balansräkningen samt hur resultatet ska disponeras.
- Fastställelseintyget undertecknas. Tidigast samma dag som stämman, aldrig före. Styrelsen intygar att resultat- och balansräkningen fastställts enligt stämmans beslut.
- Inlämning till Bolagsverket. Årsredovisning och fastställelseintyg skickas in tillsammans inom en månad efter stämman. Har de inte kommit in inom sju månader efter räkenskapsårets slut tas en förseningsavgift ut.
Varför fastställelseintyget måste komma sist
Fastställelseintyget är styrelsens intyg om att resultat- och balansräkningen fastställdes av årsstämman på ett visst datum. Ett intyg kan logiskt inte bekräfta ett beslut som ännu inte fattats, därför måste det alltid dateras samma dag som stämman eller senare, aldrig tidigare.
Två separata frister att hålla koll på
Årsstämman ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut. Inlämningen till Bolagsverket, med både årsredovisning och fastställelseintyg, ska ske inom en månad efter stämman, och har handlingarna inte kommit in inom sju månader efter räkenskapsårets slut tas en förseningsavgift ut. Blir stämman sen riskerar du att inte hinna lämna in i tid heller, eftersom inlämningen förutsätter att stämman redan hållits. Se deadlinekalkylatorn för exakta datum.
Vanliga misstag
- Fastställelseintyget dateras samma dag som årsredovisningen undertecknas av styrelsen, istället för samma dag som eller efter stämman.
- Stämmoprotokollet skickas in istället för det separata fastställelseintyget.
- Stämman hålls i tid, men fastställelseintyget glöms bort och skrivs under först flera veckor senare utan att det uppmärksammas.