Bokföra reseersättning

Bokföra reseersättning gör du genom att lägga varje kostnad på sitt resekonto, till exempel 5810 Biljetter för tåg och flyg och 5831 Kost och logi i Sverige för hotell. Momsen bokförs på 2640 och skulden till den anställde på 2820. När pengarna betalas ut bokför du debet 2820 och kredit 1930. Ersättning mot kvitto är ingen lön.

Reseersättning är pengar du betalar tillbaka för faktiska resekostnader i tjänsten, kvitto mot kvitto. Samma regler gäller i enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Kör den anställda med egen bil är det i stället milersättning som gäller, en schablon per mil.

Hur bokför jag resekostnader?

Dela upp kvittot efter vad det avser, eftersom momsen skiljer sig åt:

• Tåg, flyg och buss inom Sverige: 5810 Biljetter, 6 procent moms.
• Taxi: 6 procent moms, bokförs bland resekostnaderna i gruppen 5800.
• Hotell i Sverige: 5831 Kost och logi i Sverige, 12 procent moms på rummet.

I exemplet nedan står hotellet på gruppkontot 5800 Resekostnader. Läs mer om att bokföra hotell, resor och konferenser med rätt moms.

Hur bokför jag reseersättning till en anställd?

I två steg. När kvittot kommer in bokför du kostnaderna och momsen i debet och skulden till den anställde i kredit på 2820 Kortfristiga skulder till anställda. När ersättningen betalas ut bokför du debet 2820 och kredit 1930 Företagskonto. Betalas ersättningen ut tillsammans med lönen kan du i stället ta den med i lönekörningen, men den ska inte räknas som lön.

Hur beskattas reseersättning?

Ersättning för faktiska resekostnader mot kvitto är inte lön, så varken skatt eller arbetsgivaravgift ska betalas. Schablonersättningar fungerar annorlunda: traktamente och milersättning är skattefria upp till Skatteverkets belopp, för 2026 300 kr per hel dag i traktamente och 25 kr per mil i milersättning. Det som betalas ut över schablonen är lön.

Vad används konto 7331 till?

7331 Skattefria bilersättningar används för milersättning upp till schablonbeloppet när en anställd kör egen bil i tjänsten. Den del som överstiger schablonen bokförs på 7332 Skattepliktiga bilersättningar och behandlas som lön. Läs mer om att bokföra milersättning.

Hur fungerar milersättning för aktiebolag?

Ett aktiebolag kan betala skattefri milersättning till alla anställda, även till dig som ägare om du är anställd i bolaget. För 2026 är schablonen 25 kr per mil med egen bil. Ersättningen kräver en körjournal som visar datum, syfte och antal mil.