Förenklad faktura
I vissa fall räcker en förenklad faktura med färre uppgifter. Enligt mervärdesskattelagen 17 kap. 26 § får du använda den om:
- fakturans totalbelopp är högst 4 000 kr inklusive moms,
- det är svårt att följa alla krav på grund av handelsbruk, praxis i branschen eller tekniska förutsättningar,
- det är en ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura, eller
- du är undantagen från moms för att omsättningen är högst 120 000 kr per år.
En förenklad faktura ska minst innehålla datum, uppgift om vem som är säljare, vad som har sålts och momsbeloppet eller uppgifter som gör det möjligt att räkna ut det (28 §). Den får inte användas vid varuförsäljning till ett annat EU-land eller när en utländsk säljare säljer med omvänd betalningsskyldighet (27 §).
Faktura utan moms
Är ditt företag undantaget från moms för att omsättningen är högst 120 000 kr per år får fakturan inte innehålla någon moms (18 kap. 41 §). Den ska i stället ha en uppgift om att försäljningen är undantagen från moms enligt den bestämmelsen, till exempel "Undantagen från skatteplikt enligt 18 kap. 4 § mervärdesskattelagen" (17 kap. 28 § 6).
Hur fungerar fakturanummer?
Varje faktura ska ha ett löpnummer som bygger på en eller flera serier och som unikt identifierar fakturan (17 kap. 24 § 2). Det vanligaste är en enda serie där varje ny faktura får nästa nummer: 1001, 1002, 1003. Du får också ha flera serier, till exempel en per år (2026-0001, 2026-0002) eller en per avdelning eller butik, så länge samma nummer aldrig används två gånger.
Fakturanumret är också det enklaste sättet att koppla ihop fakturan med betalningen och med verifikationen i bokföringen. Be kunden ange numret när de betalar.
Betalningsvillkor och dröjsmålsränta
Betalningsvillkoren bestämmer du och kunden. Står det ingenting om dem gäller räntelagen och lagen om ersättning för inkassokostnader:
- Betalningstid mellan företag. En faktura för varor eller tjänster mellan företag förfaller senast 30 dagar efter att du har krävt betalning. En längre betalningstid gäller bara om du uttryckligen har godkänt den (räntelagen 2 a §).
- Dröjsmålsränta. Har fakturan ett förfallodatum får du ta ut ränta från den dagen om kunden betalar för sent (3 §). Räntan är referensräntan plus 8 procentenheter (6 §). Riksbanken bestämmer referensräntan för varje halvår, och andra halvåret 2026 är den 2 procent, så dröjsmålsräntan blir 10 procent per år.
- Utan förfallodatum. Då löper räntan från 30 dagar efter att du skickade fakturan. Till en privatperson måste fakturan i så fall också upplysa om att utebliven betalning ger ränta (4 §). Mellan företag behövs ingen sådan upplysning.
- Förseningsersättning 450 kr. Betalar ett företag för sent har du rätt till en förseningsersättning på 450 kr, utöver räntan (inkassokostnadslagen 4 a §).
- Påminnelseavgift högst 60 kr. Du får ta ut en avgift för en skriftlig påminnelse bara om ni kom överens om det senast när skulden uppstod (2 och 4 §§). Mellan företag räknas påminnelseavgiften av mot förseningsersättningen, så du kan inte ta ut båda fullt ut (5 §).
Läs mer om hur du bokför påminnelseavgift, bokför inkasso och bokför kundförlust om kunden aldrig betalar.
Faktura på engelska
Faktura heter invoice på engelska. Säljer du till utländska kunder kan fakturan vara på engelska, och uppgifterna som krävs är desamma. Skatteverket godtar texter som "Reverse charge" på svenska, engelska eller ett annat officiellt EU-språk.
Faktura till ett företag i ett annat EU-land
Säljer du tjänster till ett företag i ett annat EU-land är det oftast köparen som redovisar momsen. Då fakturerar du utan svensk moms, anger både ditt och köparens momsregistreringsnummer och skriver "Omvänd betalningsskyldighet" eller "Reverse charge" (17 kap. 24 § 4 och 14). Säljer du varor till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land hänvisar du i stället till undantaget från moms, till exempel med "Article 138 VAT Directive" eller "10 kap. 42 § ML". Fakturan ska i båda fallen utfärdas senast den 15:e i månaden efter försäljningen (17 och 18 §§), och försäljningen redovisas i en periodisk sammanställning.
Kreditfaktura
En faktura som redan har skickats ändrar du inte. Blir något fel, ger du en rabatt i efterhand eller lämnar kunden tillbaka en vara skickar du en kreditfaktura i stället. Den likställs med en faktura och ska ha en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan, oftast dess fakturanummer (17 kap. 22 och 23 §§). Läs mer om hur du bokför en kreditfaktura.
Hur länge ska fakturor sparas?
Fakturor är räkenskapsinformation och ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). En faktura från ett räkenskapsår som slutar 31 december 2026 ska alltså sparas till och med 2033. Det gäller både fakturor du skickar och fakturor du tar emot (mervärdesskattelagen 17 kap. 31 §).
Hur bokför man en faktura?
Med fakturametoden bokför du en kundfaktura när den skickas: hela beloppet som en fordran på 1510 Kundfordringar, beloppet utan moms som intäkt, till exempel 3001 Försäljning 25 % moms, och momsen som skuld på 2611 Utgående moms 25 %. När kunden betalar flyttas beloppet från kundfordringar till bankkontot. Leverantörsfakturor bokförs på samma sätt fast tvärtom, med ingående moms som du får dra av.
Är omsättningen normalt under 3 miljoner kr per år kan du välja kontantmetoden och bokföra fakturan först när den betalas. Läs mer om kontantmetoden eller fakturametoden och se exemplen i bokföra faktura till kund och bokföra leverantörsfaktura.
Skapa och skicka fakturor i Lumion
I Lumion skapar du fakturor och kvitton i samma program som du bokför i, och mejlar dem till kunden som PDF. Lumion räknar ut momsen på fakturan, och momsrapporten räknas fram åt dig. Det ingår i Lumion Gratis, som gäller upp till 25 affärshändelser och 50 000 kr i omsättning per räkenskapsår. Läs mer om hur du skapar fakturor gratis i vårt faktureringsprogram.
Behöver du mer finns Lumion Bas för 99 kr/mån (exkl. moms, vid årsvis betalning). Då kan du också skicka offerter, fakturera med ROT- och RUT-avdrag, skapa återkommande fakturor, ha din egen logotyp på fakturan och hålla koll på obetalda fakturor i kundreskontran. Se allt under funktioner eller jämför planerna på prissidan. Vill du bara göra en enstaka faktura finns vår fakturamall.
